manajemen komunikasi, jalur komunikasi
CERITA KASUS
Peter Gumpert bekerja keras menaiki jenjang karir di perusahaan telekomunikasi besar.
Dia pintar, kompeten, dan seorang pemimpin yang kuat, tetapi program telekomunikasi fiber-optic bawah laut baru perusahaan yang dia kelola sendiri jauh lebih besar dan rumit dari semua yang pernah dia kerjakan sebelumnya.
Program ini terdiri dari beberapa proyek distrik, dan Peter bertanggungjawab mengawasi semuanya.
Perubahan pasar sistem telekomunikasi bawah laut dan banyaknya proyek-proyek yang terkait membuat komunikasi dan fleksibilitas menjadi perhatian utama Peter.
Untuk setiap tahap yang kurang dan tanggal penyelesaian yang terlewat, perusahaannya menderita penalti keuangan antara 1.000 dolar perhari untuk proyek skala kecil sampai lebih dari 250.000 dolar perhari untuk proyek besar.
Banyak proyek yang tergantung atas suksesnya proyek lain, sehingga Peter harus memahami dan secara aktif mengelola bagian kritis tersebut.
Peter mengadakan beberapa diskusi informal dan formal dengan manajer-manajer proyek yang melapor padanya.
Dia bekerja bersama mereka dan dengan asisten eksekutifnya, Christine Braun, untuk mengembangkan rencana komunikasi untuk program tersebut.
Bagaimanapun, dia masih tetap tidak yakin cara terbaik mendistribusikan informasi dan mengelola semua perubahan yang tak terhindarkan yang bisa muncul.
Dia juga ingin mengembangkan cara yang konsisten untuk manajer proyek dalam mengembangkan rencana mereka dan melacak kinerja tanpa menekan kreativitas dan wewenang mereka.
Christine menyarankan agar mereka mencoba teknologi komunikasi baru untuk menjaga informasi penting proyek tetap terbarui dan tersinkronisasi.
Biarpun Peter tahu banyak tentang telekomunikasi dan penataan kabel fiber-optic, tapi dia bukanlah ahli dalam menggunakan teknologi informasi dalam meningkatkan proses komunikasi. Malah, itu adalah alasannya meminta Christine menjadi asistennya.
Dapatkah mereka benar-benar bisa mengembangkan proses komunikasi yang fleksibel dan mudah dipakai?
Waktu sangat menentukan, seiring semakin banyak proyek yang ditambahkan ke program telekomunikasi fiber-optic bawah laut setiap minggunya.
Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe
Diskusi Kasus
- Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
- Apakah Peter memahami secara teknikal proyek fiber-optik perusahaan?
- Mengapa Peter menjadikan Christine asistennya?
PENTINGNYA KOMUNIKASI
Banyak pakar setuju bahwa ancaman terbesar pada setiap proyek, terutama proyek TI, adalah kegagalan dalam berkomunikasi.
Banyak masalah di area pengetahuan proyek, seperti cakupan proyek yang tidak jelas atau jadwal yang tidak realistis, menunjukkan adanya masalah dalam komunikasi.
Sangat penting bagi manajer proyek dan tim proyek untuk menjadikan komunikasi yang baik sebagai suatu prioritas, terutama proses komunikasi dengan manajemen puncak dan pemangku kepentingan utama lainnya.
Bidang TI terus berubah, dan perubahan ini datang dengan banyak jargon teknis.
Ketika para profesional komputer berkomunikasi dengan orang-orang yang tidak mahir atau tidak memiliki pengetahuan tentang komputer — kelompok yang mencakup banyak profesional bisnis dan manajer senior — jargon teknis sering kali dapat memperumit masalah dan menimbulkan kebingungan.
Meskipun sebagian besar orang menggunakan komputer saat ini, kesenjangan antara pengguna dan pengembang meningkat seiring kemajuan teknologi.
Kesenjangan dalam pengetahuan dan pengalaman ini menyebabkan beberapa masalah komunikasi antara profesional teknis dan rekan bisnis mereka.
Tentu saja, tidak setiap profesional komputer adalah komunikator yang buruk, tetapi sebagian besar orang, di bidang apa pun, akan mendapatkan manfaat dengan terus meningkatkan keterampilan komunikasi mereka.
Selain itu, banyak sistem pendidikan untuk lulusan TI menekankan penguasaan keterampilan teknis di atas keterampilan komunikasi dan sosial.
Sebagian besar program studi yang berhubungan dengan TI memiliki banyak persyaratan teknis, tetapi hanya sedikit yang memerlukan persyaratan kursus komunikasi (berbicara, menulis, mendengarkan), psikologi, sosiologi, dan humaniora.
Orang sering berasumsi bahwa mempelajari soft skill ini mudah, tetapi itu adalah keterampilan penting, jadi orang harus belajar dan mengembangkannya.
Banyak penelitian telah menunjukkan bahwa para profesional TI membutuhkan soft skill ini sebanyak atau bahkan lebih banyak daripada keterampilan lainnya.
Anda tidak dapat benar-benar memisahkan keterampilan teknis dan soft skill ketika mengerjakan proyek-proyek TI.
Agar proyek berhasil, setiap anggota tim proyek membutuhkan kedua jenis keterampilan, dan perlu mengembangkannya terus menerus melalui pendidikan formal dan pelatihan di tempat kerja.
Tujuan manajemen komunikasi proyek adalah untuk memastikan pembuatan, pengumpulan, penyebaran, penyimpanan, dan penghapusan informasi proyek yang sesuai dan tepat waktu.
Terdapat tiga proses utama dalam manajemen komunikasi proyek:
- Merencanakan manajemen komunikasi, mencakup penentuan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan. Siapa yang butuh informasi apa? Kapan mereka membutuhkannya? Bagaimana informasi akan diberikan kepada mereka? Keluaran dari proses ini termasuk rencana manajemen komunikasi dan pembaruan dokumen proyek.
- Mengelola komunikasi, mencakup menciptakan, mendistribusikan, menyimpan, mengambil, dan membuang komunikasi proyek berdasarkan rencana manajemen komunikasi. Keluaran utama dari proses ini adalah komunikasi proyek, pembaruan dokumen proyek, pembaruan rencana manajemen proyek, dan pembaruan aset proses organisasi. Aset proses organisasi mencakup rencana formal dan informal, kebijakan, prosedur, pedoman, sistem informasi, sistem keuangan, sistem manajemen, pelajaran yang didapat, dan informasi historis. Aset ini membantu orang memahami, mengikuti, dan meningkatkan proses bisnis dalam suatu organisasi.
- Mengontrol komunikasi, mencakup pemantauan dan pengendalian komunikasi proyek untuk memastikan bahwa kebutuhan komunikasi pemangku kepentingan terpenuhi.
KUNCI KOMUNIKASI YANG BAIK
Manajer proyek mengatakan mereka menghabiskan sebanyak 90 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi.
Seperti halnya sulit untuk memahami orang dan memotivasi mereka, berkomunikasi dengan orang secara efektif juga merupakan hal yang sulit.
Beberapa konsep penting dapat membantu, seperti: berfokus pada kebutuhan komunikasi individu dan kelompok, menggunakan metode formal dan informal untuk berkomunikasi, memberikan informasi penting secara efektif dan tepat waktu, menetapkan panggung untuk menyampaikan berita buruk, dan memahami saluran komunikasi.
Berfokus pada Kebutuhan Komunikasi Kelompok dan Individu
Banyak manajer puncak berpikir mereka bisa menambahkan lebih banyak orang ke proyek yang terlambat dan tidak sesuai jadwal.
Sayangnya, pendekatan ini sering menyebabkan lebih banyak kemunduran karena meningkatnya kompleksitas komunikasi.
Orang bukanlah sukucadang yang dapat ditukar-tukar dengan yang lain.
Anda tidak dapat mengasumsikan bahwa suatu tugas yang dijadwalkan memakan waktu dua bulan jika dikerjakan oleh satu orang dapat dilakukan dalam satu bulan oleh dua orang.
Penting untuk memahami preferensi individu dan kelompok untuk komunikasi.
Orang memiliki kepribadian yang berbeda dan hal ini sering mempengaruhi preferensi komunikasi mereka.
Misalnya, jika Anda ingin memuji anggota tim proyek karena melakukan pekerjaan dengan baik, sebagian besar introvert akan lebih nyaman menerima pujian itu secara pribadi, sementara sebagian besar ekstrovert ingin semua orang mendengar tentang pekerjaan baik mereka.
Orang yang intuitif ingin memahami bagaimana sesuatu cocok dengan gambaran besarnya, sementara orang yang peka lebih memilih untuk memiliki detail yang lebih fokus, selangkah demi selangkah.
Pemikir yang kuat ingin tahu logika di balik informasi, sementara orang perasa ingin tahu bagaimana informasi mempengaruhi mereka serta orang lain secara pribadi.
Seseorang yang menghakimi akan sangat terdorong untuk memenuhi tenggat waktu dengan sedikit pengingat, sementara orang yang perseptis akan membutuhkan lebih banyak bantuan dalam mengembangkan dan mengikuti rencana.
Namun, setiap orang itu unik, sehingga Anda tidak bisa begitu saja menggeneralisasi berdasarkan profil kepribadian atau sifat-sifat lain.
Penting bagi manajer proyek dan anggota tim mereka untuk menyadari gaya komunikasi mereka sendiri.
Banyak profesional TI memiliki sifat kepribadian yang berbeda dari populasi umum, seperti lebih introvert, intuitif, dan berorientasi pada logika (sebagai lawan dari perasaan).
Perbedaan kepribadian ini dapat menyebabkan miskomunikasi dengan orang yang ekstrovert, berorientasi sensasi, dan berorientasi pada perasaan.
Misalnya, panduan pengguna yang ditulis oleh profesional TI mungkin tidak memberikan langkah-langkah terperinci yang paling dibutuhkan pengguna.
Banyak pengguna juga lebih suka pertemuan tatap muka atau video pendek untuk belajar bagaimana menggunakan sistem baru daripada mencoba mengikuti panduan tertulis.
Mereka mungkin lebih suka melakukan percakapan dua arah di mana mereka bisa mendapatkan pengalaman langsung dan mengajukan pertanyaan langsung.
Juga, penerima informasi jarang menafsirkannya persis seperti yang diinginkan pengirim.
Oleh karena itu, penting untuk menyediakan beberapa metode komunikasi, seperti: media tertulis, visual, video, dan pertemuan, dan lingkungan yang mempromosikan dialog terbuka.
Alih-alih mengasumsikan bahwa penerima mengerti, Anda dapat membuat umpan balik untuk memastikan.
Banyak yang terkejut dengan perbedaan dalam apa yang mereka pikir orang lain pahami dan apa yang orang lain benar-benar pahami.
Juga sulit bagi banyak orang untuk mengakui bahwa mereka tidak memahami sesuatu.
Manajer proyek dan tim mereka harus sabar dan fleksibel ketika mengkomunikasikan informasi dan fokus untuk memastikan pesan mereka dipahami.
Perbedaan lokasi geografis dan latar belakang budaya juga mempengaruhi kompleksitas komunikasi proyek.
Jika pemangku kepentingan proyek berada di negara yang berbeda, seringkali sulit atau tidak mungkin untuk menjadwalkan waktu untuk komunikasi dua arah selama jam kerja normal.
Hambatan bahasa juga dapat menyebabkan masalah komunikasi; kata yang sama mungkin memiliki arti yang sangat berbeda dalam berbagai bahasa. Waktu, tanggal, dan satuan ukuran lainnya juga ditafsirkan berbeda.
Orang-orang dari beberapa budaya juga berkomunikasi dengan cara yang mungkin membuat orang lain merasa tidak nyaman.
Sebagai contoh, manajer di beberapa negara masih tidak mengizinkan perempuan atau pekerja dari peringkat bawah untuk memberikan presentasi formal.
Beberapa budaya juga menggunakan dokumen tertulis untuk komitmen yang mengikat.
Meluangkan waktu untuk meneliti dan memahami nuansa komunikasi ini di awal suatu proyek dapat sangat membantu.
Metode Formal dan Informal untuk Berkomunikasi
Tidaklah cukup bagi anggota tim proyek untuk menyerahkan laporan kepada manajer proyek mereka dan pemangku kepentingan lainnya dan kemudian berasumsi bahwa setiap orang yang perlu mengetahui informasi tersebut akan membaca laporan.
Kadang-kadang, pendekatan itu mungkin berhasil, tetapi banyak orang lebih suka komunikasi informal.
Sekitar setengah dari populasi manusia adalah ekstrovert, sehingga mereka senang berbicara dengan orang lain.
Seringkali, banyak profesional nonteknis — dari kolega hingga manajer — lebih suka melakukan percakapan dua arah tentang suatu proyek daripada membaca laporan terperinci, email, atau halaman web untuk mencoba menemukan informasi yang relevan.
Banyak kolega dan manajer ingin mengenal orang-orang yang mengerjakan proyek mereka dan mengembangkan hubungan saling percaya dengan mereka.
Mereka menggunakan diskusi informal tentang proyek untuk mengembangkan hubungan ini.
Oleh karena itu, manajer proyek harus pandai membina hubungan melalui komunikasi yang baik.
Banyak ahli percaya bahwa perbedaan antara manajer proyek yang baik dan manajer proyek yang sangat baik adalah kemampuan mereka untuk memelihara hubungan dan menggunakan keterampilan mendengarkan empatik.
Komunikasi lisan juga membantu membangun hubungan yang lebih kuat antara personil proyek dan pemangku kepentingan proyek.
Orang-orang suka berinteraksi satu sama lain untuk mendapatkan perasaan sesungguhnya tentang bagaimana suatu proyek berjalan.
Penelitian yang dilakukan oleh Albert Mehrabian dan dibahas dalam bukunya "Silent Messages" menunjukkan bahwa dalam interaksi tatap muka informasi dikomunikasikan melalui bahasa tubuh, nada suara, dan konten yang diucapkan.
Pelajaran untuk komunikasi proyek saat ini adalah bahwa penting untuk memperhatikan lebih dari kata-kata aktual seseorang.
Nada suara dan bahasa tubuh seseorang mengatakan banyak tentang bagaimana perasaan mereka.
Penciptaan dan distribusi informasi yang efektif tergantung pada manajer proyek dan anggota tim proyek yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
Berkomunikasi mencakup banyak dimensi berbeda seperti menulis, berbicara, dan mendengarkan, dan personel proyek perlu menggunakan semua dimensi ini dalam rutinitas harian mereka.
Selain itu, orang yang berbeda merespons secara positif terhadap berbagai tingkat atau jenis komunikasi yang berbeda.
Misalnya, sponsor proyek mungkin lebih suka untuk tetap mendapat informasi melalui diskusi informal yang diadakan seminggu sekali sambil minum kopi.
Manajer proyek perlu menyadari preferensi ini dan memanfaatkannya.
Sponsor proyek akan memberikan umpan balik yang lebih baik tentang proyek selama pembicaraan informal ini daripada melalui beberapa bentuk komunikasi lainnya.
Percakapan informal memungkinkan sponsor proyek untuk menjalankan peran kepemimpinan dan memberikan wawasan dan informasi yang sangat penting bagi keberhasilan proyek dan organisasi secara keseluruhan.
Pertemuan tatap muka pendek seringkali lebih efektif daripada komunikasi elektronik, terutama untuk informasi sensitif.
Mendistribusikan Informasi Penting dengan Cara yang Efektif dan Tepat Waktu
Penting untuk memasukkan informasi teknis terperinci yang mempengaruhi fitur kinerja kritis dari produk atau layanan yang dikembangkan dalam suatu proyek.
Bahkan lebih penting untuk mendokumentasikan setiap perubahan dalam spesifikasi teknis yang dapat mempengaruhi kinerja produk.
Orang-orang cenderung untuk tidak melaporkan berita buruk.
Berita ini dapat disampaikan dengan cepat melalui teks melalui situs web, email, pesan teks, atau cara serupa.
Namun, orang cenderung menjadi kewalahan oleh terlalu banyak informasi, dan mereka mungkin tidak mengerti apa artinya bagi mereka pada proyek khusus mereka.
Komunikasi lisan melalui pertemuan dan pembicaraan informal membantu membawa informasi penting — positif atau negatif — ke ruang terbuka.
Karena proyek-proyek TI sering membutuhkan banyak koordinasi, adalah ide yang baik untuk mengadakan pertemuan singkat dan sering.
Sebagai contoh, beberapa manajer proyek TI mengharuskan semua personel proyek untuk menghadiri pertemuan "berdiri" setiap minggu atau bahkan setiap pagi, tergantung pada kebutuhan proyek.
Pertemuan berdiri tidak memiliki kursi, yang memaksa orang untuk fokus pada apa yang mereka butuhkan untuk berkomunikasi.
Ingatlah bahwa proyek yang menggunakan pendekatan agile (lincah) mengadakan pertemuan setiap hari untuk memastikan semua orang ada di pemahaman kondisi terkini proyek yang sama. Jika orang tidak dapat bertemu langsung, mereka dapat melakukan pertemuan virtual.
Mengatur Panggung untuk Mengkomunikasikan Berita Buruk
Penting untuk menempatkan informasi dalam konteks, terutama jika itu berita buruk.
Jika ada masalah, ketahuilah bagaimana itu akan memengaruhi keseluruhan proyek dan organisasi.
Berita buruk mungkin tampak seperti kemunduran besar, tetapi Anda dapat merekomendasikan langkah yang harus diambil untuk mengurangi masalah.
Sponsor proyek dan manajer senior lainnya ingin tahu bahwa Anda telah mengevaluasi dampak dari situasi, mempertimbangkan alternatif, dan membuat rekomendasi berdasarkan keahlian Anda.
Manajer proyek harus tahu bagaimana masalah utama dapat mempengaruhi garis bawah organisasi dan dapat menggunakan keterampilan kepemimpinan mereka untuk menangani tantangan.
Menentukan Jumlah Saluran Komunikasi
Aspek komunikasi penting lainnya adalah jumlah orang yang terlibat dalam suatu proyek.
Dengan bertambahnya jumlah orang, kompleksitas komunikasi meningkat karena ada lebih banyak saluran atau jalur di mana orang dapat berkomunikasi.
Anda dapat menggunakan rumus sederhana dibawah untuk menentukan jumlah saluran komunikasi, di mana n adalah jumlah orang yang terlibat.
Misalnya, dua orang memiliki satu saluran komunikasi: (2(2-1))/2 = 1.
Tiga orang memiliki tiga saluran: (3(3-1))/2 = 3.
Empat orang memiliki enam saluran, lima orang memiliki 10 saluran, dan seterusnya.
Anda dapat melihat bahwa ketika jumlah orang bertambah di atas tiga, jumlah saluran komunikasi meningkat dengan cepat.
Manajer proyek harus mencoba membatasi ukuran tim atau sub-tim untuk menghindari komunikasi yang terlalu rumit.
Misalnya, jika tiga orang bekerja bersama dalam tugas proyek tertentu, mereka memiliki tiga saluran komunikasi. Jika Anda menambahkan dua orang lagi ke tim mereka, Anda akan memiliki 10 saluran komunikasi, meningkat tujuh. Jika Anda menambahkan tiga orang lagi alih-alih dua, Anda memiliki 12 saluran komunikasi. Anda dapat melihat seberapa cepat komunikasi menjadi lebih kompleks saat Anda meningkatkan ukuran tim.
Komunikator yang baik mempertimbangkan banyak faktor sebelum memutuskan bagaimana mendistribusikan informasi, termasuk ukuran kelompok, jenis informasi, dan media komunikasi yang sesuai.
Orang sering mengirim pesan email yang ditulis dengan cepat dan karenanya tidak direncanakan dengan hati-hati sebagaimana seharusnya.
Walaupun ini bisa menjadi masalah bahkan dengan sekelompok kecil yang terdiri dari lima penerima, efek negatifnya berlipat kali berkali-kali ketika mengirim pesan seperti itu ke grup yang terdiri dari 500 orang atau lebih.
Namun, dalam beberapa situasi Anda tidak dapat melakukan pertemuan tatap muka dan harus mengirim email kepada sekelompok besar orang.
Banyak profesional TI bekerja pada proyek virtual di mana mereka tidak pernah bertemu sponsor proyek mereka, anggota tim lain, atau pemangku kepentingan proyek lainnya.
Dalam lingkungan proyek virtual, manajer proyek perlu mengembangkan prosedur komunikasi yang jelas. Mereka harus menggunakan e-mail, konferensi web, pesan instan, utas diskusi, situs web proyek, dan teknologi lainnya untuk mengomunikasikan sebagian besar informasi.
Mereka mungkin dapat menggunakan panggilan telepon atau media lain sesekali, tetapi secara umum, mereka harus mengandalkan komunikasi tertulis yang baik.
Seperti yang Anda lihat, komunikasi proyek melibatkan lebih dari membuat dan mengirim laporan status atau mengadakan pertemuan berkala.
Banyak manajer proyek yang baik mengetahui kekuatan dan kelemahan pribadi mereka di bidang ini dan mengelilingi diri mereka dengan orang-orang yang melengkapi keterampilan mereka.
Merupakan praktik yang baik untuk berbagi tanggung jawab atas manajemen komunikasi proyek dengan seluruh tim proyek.
Diskusi Materi
- Menurut pakar, apa ancaman terbesar dalam kegagalan suatu proyek?
- Apa saja proses dalam manajemen komunikasi proyek?
- Apa saja konsep untuk menghasilkan komunikasi yang baik?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar