LN12 - Bab 12 Manajemen Pengadaan Proyek

Kata kunci:
manajemen pengadaan, tipe kontrak

CERITA KASUS
Marie McBride tidak dapat percaya besarnya uang yang dikeluarkan perusahaannya untuk membayar konsultan luar dalam membantu menyelesaikan proyek penting untuk konversi sistem operasi.

Proposal dari perusahaan konsultasi itu menjelaskan mereka akan menyediakan profesional berpengalaman yang telah menyelesaikan proses konversi sejenis, dan pekerjaan itu akan selesai dalam enam bulan atau kurang, dengan empat konsultan yang bekerja penuh waktu.

Sembilan bulan kemudian, perusahaan Marie masih membayar biaya konsultan yang mahal, dan setengah dari konsultan awal telah diganti dengan orang baru.

Salah satunya baru lulus kuliah dua bulan sebelumnya dan mempunyai kemampuan komunikasi yang sangat buruk.

Staf internal Marie mengeluhkan bahwa mereka menghabiskan waktu saja dalam melatih beberapa orang yang disebut "tenaga profesional berpengalaman" tersebut.

Marie kemudian berbicara dengan manajer pengadaan perusahaannya mengenai kontrak, biaya konsultasi, dan klausul khusus yang mungkin berkaitan dengan masalah yang mereka hadapi.

Marie sangat terkejut betapa susahnya menginterpretasikan isi kontrak tersebut. Kontrak tersebut sangat panjang dan pastinya disusun oleh seseorang yang berlatarbelakang hukum.

Ketika dia bertanya apa yang bisa perusahaannya lakukan karena perusahaan konsultan tidak memenuhi proposal mereka, manajer pengadaan menjelaskan bahwa proposal tersebut bukan merupakan bagian dari kontrak resmi. Perusahaan Marie membayar untuk waktu dan material, bukan hasil spesifik yang bisa diserahkan.

Tidak ada klausul yang menyatakan level minimum pengalaman konsultan yang terlibat, tidak ada juga klausul penalti karena tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal. Tidak ada klausul penghentian pekerjaan, yang membisakan perusahaan Marie menghentikan kontrak.

Marie menyayangkan mengapa perusahaannya telah menandatangani kontrak yang sangat merugikan mereka.

Apakah ada cara yang lebih baik untuk melakukan pengadaan pekerjaan dari luar perusahaan?

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe


Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Apa saja masalah yang muncul dalam pengadaan proyek konversi sistem operasi perusahaan?
• Apakah perusahaan Marie dirugikan dengan tipe kontrak pengadaan yang terjadi?

PENTINGNYA MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK
Pengadaan (procurement) berarti memperoleh barang dan jasa dari sumber luar.

Istilah pengadaan banyak digunakan di pemerintahan; banyak perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian (purchasing) dan outsourcing.

Organisasi atau individu yang menyediakan layanan pengadaan disebut sebagai pemasok, vendor, kontraktor, subkontraktor, atau penjual; dari beberapa istilah ini, pemasok adalah yang paling banyak digunakan.

Banyak proyek TI melibatkan penggunaan barang dan jasa dari luar organisasi.

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan sumber luar sebagai sumber di luar tim proyek, sehingga organisasi yang sama dapat menjadi pemasok bagi tim proyek, atau tim proyek dapat menjadi pemasok bagi kelompok lain dalam organisasi.

Bahkan, banyak departemen TI dalam organisasi bersaing langsung dengan vendor luar, dan mereka tunduk pada definisi persyaratan, pernyataan kerja, dan penawaran yang sama.

Aturan dan metoda praktik pengadaan proyek yang baik perlu untuk diikuti terlepas dari siapa yang menyediakan layanan kepada siapa.

Memutuskan apakah akan melakukan outsourcing, apa yang akan di outsourcing, dan bagaimana melakukan outsourcing adalah topik penting bagi banyak organisasi di seluruh dunia.

Organisasi beralih ke outsourcing untuk mencapai beberapa hal berikut:

• Akses keterampilan dan teknologi. Organisasi dapat memperoleh akses ke keterampilan dan teknologi tertentu ketika mereka menggunakan sumber daya luar. Kekurangan personel yang berkualifikasi adalah alasan utama perusahaan melakukan outsourcing layanan TI. Suatu proyek mungkin memerlukan tenaga ahli di bidang tertentu selama beberapa bulan, atau mungkin membutuhkan teknologi khusus dari sumber luar. Perencanaan pengadaan ini memastikan bahwa keterampilan dan teknologi yang dibutuhkan akan tersedia untuk proyek.
• Mengurangi biaya tetap dan berulang. Pemasok outsourcing seringkali dapat menggunakan skala ekonomis yang mungkin tidak tersedia untuk kliennya, terutama untuk perangkat keras dan perangkat lunak. Mungkin juga lebih murah untuk mengalihkan sebagian biaya tenaga kerja ke organisasi lain di negara yang sama atau di luar negeri (offshore). Perusahaan dapat menggunakan outsourcing untuk mengurangi biaya tenaga kerja pada proyek dengan menghindari biaya mempekerjakan, memecat, dan menugaskan orang untuk proyek atau membayar gaji mereka ketika mereka berada di antara proyek.
• Biarkan organisasi klien untuk fokus pada bisnis intinya. Sebagian besar organisasi tidak dalam bisnis untuk menyediakan layanan TI, namun banyak yang telah menghabiskan waktu dan sumber daya yang berharga pada fungsi TI ketika mereka seharusnya berfokus pada kompetensi inti seperti pemasaran, layanan pelanggan, dan desain produk baru. Dengan melakukan outsourcing banyak fungsi TI, karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi.
• Memberikan fleksibilitas. Outsourcing untuk menyediakan staf tambahan selama periode beban kerja puncak bisa jauh lebih ekonomis daripada mencoba untuk staf seluruh proyek dengan sumber daya internal. Banyak perusahaan mengutip fleksibilitas yang lebih baik dalam kepegawaian sebagai alasan utama outsourcing.
• Meningkatkan akuntabilitas. Kontrak yang ditulis dengan baik — perjanjian yang saling mengikat yang mewajibkan penjual untuk menyediakan produk atau layanan tertentu dan mewajibkan pembeli untuk membayarnya — dapat memperjelas tanggung jawab dan mempertajam fokus pada hasil utama dari suatu proyek. Karena kontrak mengikat secara hukum, ada lebih banyak akuntabilitas untuk memberikan pekerjaan seperti yang dinyatakan dalam kontrak.

Organisasi juga harus mempertimbangkan alasan mereka mungkin tidak ingin melakukan outsourcing.

Ketika sebuah organisasi melakukan outsourcing pekerjaan, organisasi seringkali tidak memiliki banyak kontrol atas aspek proyek yang dilakukan pemasok.

Selain itu, suatu organisasi dapat menjadi terlalu bergantung pada pemasok tertentu.

Jika pemasok tersebut gulung tikar atau kehilangan personel kunci, itu dapat menyebabkan kerusakan besar pada suatu proyek.

Organisasi juga harus berhati-hati untuk melindungi informasi strategis yang dapat menjadi rentan di tangan pemasok.

Tim proyek harus berpikir dengan hati-hati tentang masalah pengadaan dan membuat keputusan bijak berdasarkan kebutuhan unik proyek dan organisasi mereka.

Keberhasilan banyak proyek TI yang menggunakan sumber daya luar seringkali dikarenakan manajemen pengadaan proyek yang baik.

Manajemen pengadaan proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa untuk proyek dari luar organisasi yang berkinerja.

Organisasi dapat berupa pembeli atau penjual produk atau layanan berdasarkan kontrak atau perjanjian lainnya.

Ada empat proses utama dalam manajemen pengadaan proyek:

• Merencanakan manajemen pengadaan, melibatkan menentukan apa yang harus dibeli dan kapan serta bagaimana melakukannya. Dalam perencanaan pengadaan, seseorang harus memutuskan apa yang akan di outsource, menentukan jenis kontrak, dan mendetailkan pekerjaan untuk penjual potensial. Penjual adalah penyedia, kontraktor, atau pemasok yang menyediakan barang dan jasa kepada organisasi lain. Keluaran dari proses ini meliputi rencana manajemen pengadaan, pernyataan pekerjaan pengadaan, dokumen pengadaan, kriteria pemilihan sumber, keputusan buat-atau-beli (make or buy), ubah permintaan, dan pembaruan dokumen proyek.
• Melakukan pengadaan, melibatkan mendapatkan respons penjual, memilih penjual, dan memberikan kontrak. Keluaran meliputi penjual yang dipilih, perjanjian, kalender sumber daya, perubahan permintaan, dan pembaruan rencana manajemen proyek dan dokumen proyek lainnya.
• Mengontrol pengadaan, melibatkan pengelolaan hubungan dengan penjual, memantau kinerja kontrak, dan membuat perubahan sesuai kebutuhan. Output utama dari proses ini termasuk informasi kinerja kerja, permintaan perubahan, dan pembaruan rencana manajemen proyek, dokumen proyek, dan aset proses organisasi.
• Menutup pengadaan, mencakup penutupan dan penyelesaian setiap kontrak atau perjanjian, termasuk penyelesaian semua item yang belum tuntas. Keluaran meliputi pengadaan yang selesai dan pembaruan aset proses organisasi.

TIPE KONTRAK
Tipe kontrak merupakan pertimbangan penting dalam manajemen pengadaan.

Berbagai tipe kontrak dapat digunakan dalam situasi yang berbeda.

Empat tipe kontrak yang umum dijumpai yaitu: harga tetap (fixed price or lump sum), biaya yang dapat diganti (cost reimbursable), waktu & material (time & material), dan harga satuan (unit pricing).

Sebuah kontrak tunggal sebenarnya bisa saja mencakup lebih dari satu tipe kontrak untuk pengadaan proyek tertentu.

Misalnya, Anda dapat memiliki kontrak dengan penjual yang mencakup pembelian perangkat keras khusus dengan tipe harga tetap (fixed price or lump sum), beberapa layanan yang disediakan berdasarkan tipe biaya yang dapat diganti (cost reimbursable), dan layanan lain yang disediakan berdasarkan tipe waktu & material (time & material).

Manajer proyek dan tim mereka harus memahami dan memutuskan pendekatan mana yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan proyek mereka. Penting juga untuk memahami kapan dan bagaimana memanfaatkan tipe harga satuan (unit pricing) dalam kontrak.

Tipe Kontrak Harga Tetap
Kontrak harga tetap (fixed-price or lump-sum) melibatkan harga total tetap untuk produk atau layanan yang terdefinisi dengan baik.

Pembeli menanggung risiko kecil dalam situasi ini karena harga sudah ditentukan sebelumnya.
Penjual sering membuat estimasi mereka untuk mengurangi risiko mereka, meskipun mereka menyadari harga mereka harus tetap kompetitif.

Misalnya, sebuah perusahaan dapat memberikan kontrak harga tetap untuk membeli 100 printer laser dengan resolusi cetak dan kecepatan cetak tertentu untuk dikirimkan ke satu lokasi dalam waktu dua bulan. Dalam contoh ini, tanggal pengiriman dan produk didefinisikan dengan baik. Beberapa penjual dapat membuat taksiran harga tetap untuk menyelesaikan pekerjaan.

Kontrak harga tetap juga dapat mencakup insentif untuk memenuhi atau melampaui tujuan proyek yang dipilih. Misalnya, kontrak dapat mencakup biaya insentif yang dibayarkan jika printer laser dikirimkan dalam waktu satu bulan.

Ada tiga jenis kontrak harga tetap:

• Kontrak harga tetap kaku (firm-fixed-price/FFP) memiliki risiko paling kecil untuk pembeli, dimana pembeli tidak mengeluarkan insentif tambahan apapun.
• Kontrak harga tetap dengan penyesuaian harga ekonomi (fixed-price with economic price adjustment/FP-EPA) mencakup ketentuan khusus untuk penyesuaian akhir yang telah ditentukan sebelumnya terhadap harga kontrak karena perubahan kondisi seperti inflasi atau biaya komoditas tertentu. Kontrak FP-EPA dimaksudkan untuk melindungi pembeli dan penjual dari kondisi eksternal di luar kendali mereka.
• Kontrak harga tetap dengan biaya insentif (fixed-price incentive fee/FPIF), dimana pembeli menawarkan tambahan insentif jika penjual menyelesaikan pekerjaan dengan kondisi tambahan sesuai perjanjian.

Tipe Kontrak Biaya Yang Dapat Diganti
Kontrak biaya yang dapat diganti (cost reimbursable) melibatkan pembayaran kepada pemasok untuk biaya aktual langsung dan tidak langsung.

Biaya langsung dapat secara langsung terkait dalam menghasilkan produk dan layanan proyek. Biasanya, biaya ini dapat ditelusuri kembali ke proyek dengan cara yang hemat biaya.

Biaya tidak langsung tidak terkait langsung dengan produk atau layanan proyek, tetapi mereka secara tidak langsung berkaitan dalam proses pengerjaan proyek. Biasanya, biaya-biaya ini tidak dapat ditelusuri kembali ke proyek dengan cara yang hemat biaya.

Sebagai contoh, biaya langsung termasuk gaji untuk orang yang bekerja langsung pada suatu proyek dan perangkat keras atau perangkat lunak yang dibeli untuk proyek tertentu. Biaya tidak langsung termasuk biaya menyediakan ruang kerja dengan listrik dan kafetaria karyawan. Biaya tidak langsung seringkali dihitung sebagai persentase dari biaya langsung.

Kontrak biaya yang dapat diganti (cost reimbursable) seringkali mencakup biaya, seperti persentase keuntungan atau insentif untuk memenuhi atau melampaui tujuan proyek yang dipilih. Kontrak-kontrak ini sering digunakan untuk proyek-proyek yang mencakup penyediaan barang dan jasa yang melibatkan teknologi baru.

Pembeli menyerap lebih banyak risiko dengan kontrak biaya yang dapat diganti dibandingkan dengan kontrak dengan harga tetap.

Empat jenis kontrak yang dapat diganti biaya, dalam urutan risiko terendah hingga tertinggi kepada pembeli, termasuk: biaya plus biaya penghargaan (cost plus award fee), biaya plus biaya insentif (cost plus incentive fee), biaya plus biaya tetap (cost plus fixed fee), dan biaya plus persentase biaya (cost plus percentage of costs).

Dengan kontrak biaya ditambah biaya penghargaan (cost plus award fee/CPAF), pembeli membayar pemasok untuk biaya yang diizinkan (sebagaimana didefinisikan dalam kontrak) ditambah biaya penghargaan berdasarkan kepuasan kriteria kinerja subyektif. Uang tips yang akan Anda berikan pada pelayan di restoran akan memenuhi syarat sebagai contoh sederhana, selama tidak ada persentase persen yang ditetapkan. Anda masih membayar biaya makan Anda, tetapi Anda dapat memutuskan jumlah tips berdasarkan kepuasan Anda dengan makanan, minuman, dan layanan yang disediakan. Jenis kontrak ini jarang dipakai di proyek.

Dengan kontrak biaya plus biaya insentif (cost plus incentive fee/CPIF), pembeli membayar pemasok untuk biaya yang diizinkan (sebagaimana didefinisikan dalam kontrak) bersama dengan biaya yang telah ditentukan dan bonus insentif. Insentif sering diberikan kepada pemasok untuk mengurangi biaya kontrak. Jika biaya akhir kurang dari biaya yang diharapkan, baik pembeli dan pemasok mendapat manfaat dari penghematan biaya, menurut formula pembagian yang dinegosiasikan. Sebagai contoh, anggaplah bahwa biaya yang diharapkan dari suatu proyek adalah $ 100.000, biaya untuk pemasok adalah $ 10.000, dan formula pembagiannya adalah 85/15, yang berarti bahwa pembeli menyerap 85 persen dari ketidakpastian dan pemasok menyerap 15 persen. Jika biaya akhir adalah $ 80.000, penghematan biaya adalah $ 20.000. Pemasok akan dibayar biaya akhir dan biaya ditambah insentif $ 3.000 (15 persen dari $ 20.000), dengan total penggantian $ 93.000.

Dengan kontrak biaya ditambah biaya tetap (cost plus fixed fee/CPFF), pembeli membayar pemasok untuk biaya yang diizinkan (sebagaimana didefinisikan dalam kontrak) ditambah pembayaran biaya tetap yang biasanya didasarkan pada persentase dari perkiraan biaya. Namun, biaya ini tidak bervariasi, kecuali ruang lingkup kontrak berubah. Sebagai contoh, anggaplah bahwa biaya yang diharapkan dari suatu proyek adalah $ 100.000 dan biaya tetap adalah $ 10.000. Jika biaya aktual kontrak naik menjadi $ 120.000 dan ruang lingkup kontrak tetap sama, kontraktor masih akan menerima biaya $ 10.000.

Dengan kontrak biaya plus persentase biaya (cost plus percentage of costs/CPPC), pembeli membayar pemasok untuk biaya yang diizinkan (sebagaimana didefinisikan dalam kontrak) bersama dengan persentase yang telah ditentukan berdasarkan total biaya. Dari perspektif pembeli, ini adalah jenis kontrak yang paling tidak diinginkan karena pemasok tidak memiliki insentif untuk mengurangi biaya. Bahkan, pemasok mungkin termotivasi untuk meningkatkan biaya, karena hal itu secara otomatis akan meningkatkan laba berdasarkan persentase biaya. Jenis kontrak ini dilarang untuk digunakan pemerintah AS, tetapi kadang-kadang digunakan di industri swasta, terutama di industri konstruksi. Semua risiko ditanggung oleh pembeli.

Tipe Kontrak Waktu & Material
Kontrak waktu dan material (time and material) adalah gabungan dari kontrak harga tetap dan kontrak dengan biaya yang bisa diganti.

Misalnya, konsultan komputer independen mungkin memiliki kontrak dengan perusahaan berdasarkan biaya $ 80 per jam untuk layanan, ditambah harga tetap $ 10.000 untuk menyediakan bahan-bahan proyek tertentu. Biaya bahan mungkin juga didasarkan pada penerimaan yang disetujui untuk membeli barang, dengan plafon $ 10.000.

Konsultan akan mengirimkan faktur kepada perusahaan setiap minggu atau bulan; faktur akan mencantumkan biaya bahan, jumlah jam kerja, dan deskripsi pekerjaan yang dihasilkan. Jenis kontrak ini sering digunakan untuk layanan yang diperlukan ketika pekerjaan tidak dapat ditentukan dengan jelas dan total biaya tidak dapat diperkirakan dalam kontrak.

Banyak programmer dan konsultan kontrak lebih suka tipe kontrak waktu dan material.

Tipe Kontrak Harga Satuan
Harga satuan (unit pricing) juga dapat digunakan dalam berbagai jenis kontrak untuk meminta pembeli membayar jumlah yang telah ditentukan per unit produk atau layanan kepada pemasok.

Nilai total kontrak adalah fungsi dari jumlah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Misalnya suatu departemen TI yang mungkin memiliki kontrak harga satuan untuk pembelian perangkat keras komputer. Jika perusahaan hanya membeli satu unit, biayanya mungkin $ 1.000. Jika perusahaan membeli 10 unit, biayanya mungkin $ 10.000.

Jenis penetapan harga ini seringkali melibatkan diskon volume. Misalnya, jika perusahaan membeli antara 10 dan 50 unit, biaya yang dikontrak mungkin $ 900 per unit. Jika perusahaan membeli lebih dari 50 unit, biayanya mungkin turun menjadi $ 800 per unit.

Strategi penetapan harga yang fleksibel ini seringkali menguntungkan bagi pembeli dan penjual.

Tingkat Risiko Tipe Kontrak
Setiap jenis kontrak harus mencakup klausul khusus yang menjelaskan kondisi proyek yang unik.

Misalnya, jika perusahaan menggunakan kontrak waktu dan material untuk layanan konsultasi, kontrak tersebut harus menetapkan tarif per jam yang berbeda berdasarkan tingkat pengalaman masing-masing kontraktor.

Layanan seorang programmer junior tanpa gelar sarjana dan pengalaman kurang dari tiga tahun mungkin akan dikenakan biaya $ 40 per jam, sedangkan layanan seorang programmer senior dengan gelar sarjana dan lebih dari 10 tahun pengalaman mungkin akan ditagih pada $ 80 per jam .

Pembeli memiliki risiko paling kecil dengan kontrak harga tetap kaku (firm-fixed price/FFP), karena mereka tahu persis apa yang harus mereka bayar kepada pemasok.

Pembeli memiliki risiko paling besar dengan kontrak biaya plus persentase biaya (cost plus percentage of costs/CPPC) karena mereka tidak mengetahui biaya pemasok sebelumnya, dan pemasok mungkin termotivasi untuk terus meningkatkan biaya.

Sebaliknya, dari perspektif pemasok, kontrak biaya plus persentase biaya (cost plus percentage of costs/CPPC) mengandung risiko paling kecil dan kontrak harga tetap kaku (firm-fixed price/FFP) menanggung risiko paling besar.

Kontrak waktu dan material dan kontrak harga satuan dapat berisiko tinggi atau rendah, tergantung pada sifat proyek dan klausul kontrak lainnya.

Sebagai contoh, jika suatu organisasi tidak jelas dalam menggambarkan pekerjaan yang perlu dilakukan, hal ini tidak akan membuat pemasok untuk mau menandatangani kontrak harga tetap kaku.

Namun, pembeli dapat menemukan konsultan atau kelompok konsultan untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu berdasarkan tarif per jam yang telah ditentukan.

Organisasi pembeli dapat mengevaluasi pekerjaan yang dihasilkan setiap hari atau minggu untuk memutuskan apakah ingin terus menggunakan konsultan.

Dalam hal ini, kontrak akan mencakup klausul terminasi — klausul kontrak yang memungkinkan pembeli atau pemasok untuk mengakhiri kontrak.

Beberapa klausa terminasi menyatakan bahwa pembeli dapat mengakhiri kontrak dengan alasan apa pun dan hanya memberi pemberitahuan kepada pemasok 24 jam.

Pemasok, sebaliknya, harus sering memberikan pemberitahuan satu minggu untuk mengakhiri kontrak dan harus memiliki alasan yang cukup untuk penghentian.

Pembeli juga dapat memasukkan klausul kontrak yang menentukan tarif per jam berdasarkan pendidikan dan pengalaman konsultan. Klausul kontrak ini mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh pembeli sambil memberikan fleksibilitas untuk menyelesaikan pekerjaan.

Penting untuk memahami mengapa perusahaan ingin membeli barang atau jasa dan input apa yang diperlukan untuk merencanakan pembelian dan akuisisi.

Perusahaan bisa saja membutuhkan konsultan luar untuk membantu menyelesaikan proyek karena membutuhkan orang-orang dengan keahlian khusus untuk periode waktu yang singkat. Ini adalah kejadian umum di banyak proyek TI.

Akan lebih efektif untuk mempekerjakan konsultan ahli untuk melakukan tugas-tugas spesifik untuk jangka waktu singkat daripada mempekerjakan atau mempertahankan karyawan sebagai staf penuh waktu.

Namun, juga penting untuk mendefinisikan dengan jelas ruang lingkup proyek, produk, layanan, atau hasil yang diperlukan, kondisi pasar, dan kendala serta asumsi, misalnya:

• Bisakah perusahaan lain menyediakan konsultan untuk membantu proyek konversi serupa?
• Apakah tim proyek menyelidiki latar belakang perusahaan yang menyediakan konsultan?
• Apakah tim mencantumkan kendala dan asumsi penting untuk menggunakan konsultan, seperti membatasi waktu yang diperlukan konsultan untuk menyelesaikan proyek konversi atau pengalaman minimum tahun untuk konsultan yang ditugaskan untuk proyek tersebut?

Penting untuk menjawab jenis pertanyaan ini sebelum menandatangani perjanjian outsourcing.


Diskusi Materi

• Apa yang dimaksud dengan pengadaan?
• Apa saja alasan organisasi beralih ke outsourcing?
• Apa saja proses dalam manajemen pengadaan proyek?
• Secara umum, apa saja tipe kontrak pengadaan?