LN01 - Bab 01 Pengenalan Manajemen Proyek

Kata kunci:
manajemen proyek, tingkat kegagalan proyek, PMBOK



CERITA KASUS

Anne Roberts, Direktur dari Kantor Manajemen Proyek untuk suatu jaringan retail besar, berdiri di depan 500 orang di auditorium besar perusahaan untuk menjelaskan strategi baru perusahaan. Dia juga menyiarkannya ke ribuan karyawan, suplier, dan pemegang saham lainnya di seluruh dunia melalui video online internet.

Perusahaan telah sekian lama mengimplementasikan sistem informasi baru untuk meningkatkan kontrol persediaan, menjual produk melalui web, merampingkan proses penjualan dan distribusi, dan meningkatkan pelayanan pada pelanggan. Tetapi, harga-harga saham sedang mengalami penurunan, ekonomi nasional sedang melemah, dan orang-orang mengharapkan segera mendengar strategi baru perusahaan.

Anne mulai menyapa pemirsanya, "Selamat pagi. Seperti yang kalian ketahui, CEO kita mengangkat saya pada posisi ini dua tahun lalu. Sejak saat itu, kita telah menyelesaikan banyak proyek, termasuk proyek peningkatan jaringan data. Proyek itu memampukan kita menyediakan koneksi yang tak terputus antara kantor pusat dan toko-toko retail kita di seluruh dunia, membisakan kita untuk membuat keputusan segera dan melanjutkan strategi pertumbuhan kita. Pelanggan kita senang mereka bisa meretur barang di toko kita yang manapun, dan setiap pegawai penjualan bisa memeriksa informasi penjualan yang telah lewat. Manajer toko lokal bisa membuat keputusan segera menggunakan informasi terbaru. Tentu saja kita juga mempunyai beberapa proyek yang gagal, dan kita perlu selalu menilai portofolio proyek untuk mencapai kebutuhan bisnis.”

“Dua inisiatif teknologi informasi besar yang akan dimulai dalam tahun ini termasuk peningkatan penjualan online dan penyediaan alat bantu untuk meningkatkan kolaborasi online bagi karyawan, suplier, dan pelanggan kita. Tantangan kita adalah untuk bekerja lebih pintar untuk memutuskan proyek mana yang akan memberikan manfaat terbesar bagi perusahaan, bagaimana kita bisa terus memakai daya ungkit dari teknologi informasi untuk mendukung bisnis kita, dan bagaimana kita bisa menggunakan sumber daya manusia kita untuk sukses dalam merencanakan dan melaksanakan proyek-proyek tersebut. Jika kita berhasil, kita akan tetap menjadi perusahaan kelas dunia."

"Dan jika kita gagal?" seseorang bertanya dari deretan pemirsa.

"Mari kita katakan bahwa gagal bukanlah suatu pilihan," jawab Anne.

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe


Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Apakah implementasi teknologi informasi penting bagi suatu perusahaan? Kapan perlu dilakukan?
• Pada bagian apa saja implementasi teknologi informasi perlu dilakukan pada perusahaan?
• Apakah semua proyek implementasi teknologi informasi akan berhasil?
• Bagaimana cara mengurangi kemungkinan kegagalan suatu proyek?

PROYEK

Pada masa sekarang banyak pihak yang kembali tertarik pada bidang manajemen proyek. Sampai tahun 1980-an manajemen proyek umumnya berfokus pada penyediaan skedul dan data sumberdaya untuk manajemen puncak dalam bidang militer, industri komputer, dan bidang konstruksi. Sekarang, manajemen proyek melibatkan lebih banyak hal dan orang di semua industri dan negara memanajemen proyek mereka. Manajemen proyek menjadi profesi yang dipelajari dalam program studi dengan gelar, mempunyai sertifikasi, dan merupakan karir yang menarik.

Didalam pengertiannya, proyek dibedakan dari operasional.

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan proyek sebagai “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result” atau suatu usaha gigih yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu untuk menciptakan suatu produk, layanan, atau hasil yang bersifat unik. Sedangkan operasional adalah tindakan yang dilakukan organisasi untuk menjaga jalannya organisasi sehari-hari.

Proyek berbeda dari operasional dimana proyek akan berakhir saat tujuan proyek telah tercapai atau proyek diberhentikan pelaksanaannya. Proyek bisa mempunyai skala besar atau kecil, bisa melibatkan hanya satu orang atau ribuan orang, bisa berlangsung dalam satu hari atau bisa bertahun-tahun pelaksanaannya.

Atribut yang merekat pada proyek adalah sebagai berikut:

• proyek memiliki tujuan yang unik
• proyek berlangsung dalam durasi  tertentu, mempunyai awal dan akhir 
• dalam pelaksanaanya, detail proyek akan semakin jelas secara bertahap
• proyek membutuhkan sumberdaya, biasanya dari berbagai bidang
• proyek seharusnya memiliki sponsor utama yang mengarahkan dan memberi pendanaan
• proyek melibatkan ketaktentuan

Pengelolaan proyek secara modern dan profesional diharapkan akan membawa beberapa dampak positif seperti:

• kontrol yang lebih baik terhadap keuangan, properti, dan sumberdaya manusia di perusahaan
• peningkatan hubungan dengan pelanggan
• memperpendek waktu pengembangan produk
• menurunkan biaya dan meningkatkan produktivitas
• peningkatan kualitas dan keandalan
• peningkatan margin keuntungan
• perbaikan koordinasi internal
• dampak positif dalam pencapaian tujuan strategis
• serta peningkatan moral pekerja

Teknologi baru telah menjadi faktor penting dalam dunia bisnis, dimana hardware komputer, software, dan jaringan, serta kerjasama dalam tim global antar berbagai disiplin telah mengubah lingkungan kerja yang ada. Hal ini membuat perusahaan menyadari pentingnya manajemen suatu proyek teknologi informasi (TI) yang melibatkan penggunaan hardware komputer, software, dan jaringan dalam menciptakan produk, jasa, atau suatu hasil yang ingin dicapai perusahaan.

Beberapa contoh proyek dalam bidang TI:

• sebuah tim mahasiswa membuat aplikasi untuk smartphone dan menjualnya secara online
• suatu perusahaan mengembangkan mobil tanpa pengemudi
• sebuah tim kecil pengembangan software menambahkan fitur pada software internal untuk departemen keuangan perusahaan
• sebuah sekolah tinggi menambah infrastruktur teknologi penyediaan internet nirkabel yang mencakup area kampusnya
• sebuah perusahaan mengembangkan sistem informasi baru untuk peningkatan produktivitas tenaga penjual dan penanganan manajemen relasi dengan pelanggan yang bisa diakses lewat laptop, smartphone, dan tablet
• sebuah jaringan televisi mengimplementasikan sistem yang memungkinkan pemirsanya melakukan vote untuk kontestan acara pencarian bakat, dan memberikan feedback akan acara televisi melalui berbagai situs media sosial
• suatu tim dari pemerintah mengembangkan sistem untuk mendata dan melacak imunisasi pada anak-anak
• sebuah kelompok besar sukarelawan dalam suatu organisasi yang beroperasi di berbagai belahan dunia mengembangkan secara bersama-sama suatu standar TI yang ramah lingkungan
• sebuah bank global mengakuisisi lembaga keuangan yang lebih kecil dan melakukan rekonsiliasi sistem dan prosedur menjadi satu kesatuan sistem yang terhubung
• sebuah pabrik melakukan penyesuaian format pelaporan data bisnis komersialnya karena adanya regulasi baru dari pemerintah
• sebuah perusahaan multinasional memutuskan untuk mengkonsolidasi berbagai sistem informasi di anak-anak perusahaannya kedalam suatu sistem sumberdaya perusahaan yang terintegrasi

Untuk pasar Indonesia, International Data Corporation (IDC) memprediksi belanja TI pada tahun 2019 mencapai Rp 465 triliun. Dan diprediksi tahun 2020 akan naik menjadi Rp 488 triliun dan tahun 2021 diprediksi dikisaran Rp 514 triliun.

Penelitian Rudi dan Hanson (2018) terhadap 110 proyek sistem informasi di Indonesia, mendapati bahwa hanya 27% yang terselesaikan sesuai anggaran, tepat waktu, dan telah dievaluasi oleh pengguna; sisanya 55% bermasalah dan 18% dibatalkan.

Setiap proyek di batasi oleh satu atau beberapa hal, diantaranya: cakupan (scope) proyek, waktu (time) penyelesaian yang ditargetkan, dan biaya (cost) yang dialokasikan pada proyek itu sendiri.

• cakupan (scope) - Pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan yang termasuk dalam lingkup proyek? Apa produk, layanan, atau hasil unik yang diharapkan sponsor dari proyek? Bagaimana cakupan proyek ini bisa diverifikasi?

• waktu (time) - Berapa lama waktu seharusnya untuk menyelesaikan proyek? Apa isi skedul proyek? Bagaimana tim proyek melacak pelaksanaan aktual proyek? Siapa yang bisa menyetujui perubahan skedul?

• biaya (cost) - Berapa biaya seharusnya untuk penyelesaian proyek? Apa isi budget proyek? Bagaimana melacak pemanfaatan aktual biaya? Siapa yang bisa menyetujui perubahan budget?

Mengelola ketiga batasan proyek diatas umumnya memaksa dilakukan penyesuaian diantara ketiganya. Bisa saja perlu dilakukan penambahan budget agar tujuan cakupan dan waktu bisa tetap sesuai rencana, atau perlu dilakukan pengurangan cakupan proyek agar waku dan biaya bisa tercapai. Untuk mencapai hal ini, seorang manajer proyek perlu memahami tentang manajemen proyek (project management).


MANAJEMEN PROYEK

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan manajemen proyek sebagai “the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet project requirements” atau penerapan pengetahuan, keahlian, alat kerja, dan teknik dalam aktivitas-aktivitas proyek untuk mencapai kebutuhan proyek.

Seorang manajer proyek, selain perlu memahami manajemen proyek untuk mencapai tujuan cakupan, waktu, dan biaya proyek, juga perlu memfasiltasi kesemua proses dalam proyek agar bisa memenuhi kebutuhan dan harapan pihak-pihak yang terlibat atau terpengaruh (stakeholder) oleh pelaksanaan proyek.

Gambar diatas merupakan kerangka kerja (framework) untuk membantu pemahaman manajemen proyek, dimana diberikan gambaran hubungan stakeholder proyek, area pengetahuan (knowledge area) manajemen proyek, alat kerja dan teknik (tools and techniques) manajemen proyek, dan kontribusi keberhasilan pelaksanaan suatu proyek bagi kesuksesan perusahaan.

Stakeholder atau pemangku kepentingan merupakan pihak-pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh aktivitas-aktivitas proyek, termasuk diantaranya: sponsor proyek, tim proyek, staf pendukung, pelanggan, pemakai akhir, pemasok, dan bahkan penentang proyek. Para stakeholder ini biasanya mempunyai kebutuhan dan harapan yang sangat berbeda satu sama lainnya.

Area pengetahuan (knowledge area) manajemen proyek mendeskripsikan kompetensi kunci yang perlu dikembangkan seorang manajer proyek. Dari gambar diatas diberikan 10 area pengetahuan:

• manajemen cakupan (scope) proyek, melibatkan pendefinisian dan pengelolaan semua pekerjaan yang diperlukan dalam penyelesaian suatu proyek yang berhasil
• manajemen waktu (time) proyek, termasuk mengestimasi berapa lama durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengembangkan skedul proyek yang bisa dipakai, dan memastikan jadwal penyelesaian proyek secara bertahap
• manajemen biaya (cost) proyek, terdiri dari menyiapkan dan mengelola budget untuk proyek
• manajemen kualitas (quality) proyek, memastikan proyek akan memenuhi kebutuhan tertulis dan kebutuhan tersamar dari pencanangan pelaksanaan proyek tersebut
• manajemen sumberdaya manusia (human resource) proyek, memastikan pendayaan secara efektif dari tenaga yang terlibat dalam proyek
• manajemen komunikasi (communications) proyek, melibatkan pembuatan, pengumpulan, penyebaran, dan penyimpanan informasi tentang proyek
• manajemen resiko (risk) proyek, termasuk mengidentifikasi, menganalisa, dan merespon terhadap berbagai jenis resiko yang ada pada proyek
• manajemen pengadaan (procurement) proyek, melibatkan kegiatan mendapatkan barang atau layanan dari pihak diluar organisasi untuk keberlangsungan proyek
• manajemen pemangku kepentingan (stakeholder) proyek, termasuk identifikasi dan analisis kebutuhan stakeholder sambil mengelola dan mengontrol hubungan sepanjang pelaksanaan proyek
• manajemen integrasi (integration) proyek, merupakan fungsi yang mempengaruhi dan terpengaruh oleh semua area pengetahuan lainnya serta menjalin jadi satu keutuhan semua hal yang terlibat dalam proyek

Alat kerja dan teknik (tools and techniques) manajemen proyek berguna untuk membantu manajer proyek dan tim proyek dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan 10 area pengetahuan manajemen proyek. Beberapa alat kerja dan teknik yang populer misalnya: diagram Gantt, analisa jalur kritis, work breakdown structure (WBS), earned value method (EVM), diagram Pareto, diagram Fishbone, dan analisa pengembalian investasi.

Kesuksesan suatu proyek bisa dilihat dari beberapa hal berikut:

• proyek mencapai tujuan cakupan, waktu, dan biaya yang direncanakan
• proyek memuaskan pelanggan atau sponsor proyek
• hasil akhir proyek memenuhi tujuan utamanya, misalnya melakukan penghematan sejumlah uang, mendapatkan pengembalian investasi yang bagus nilainya, atau sekadar membuat sponsor proyek senang

Hasil laporan survei Standish Group tahun 2011 mendapati beberapa hal utama yang memberikan konstribusi positif bagi keberhasilan proyek TI, yaitu:

• keterlibatan pemakai akhir
• dukungan dari pihak eksekutif perusahaan
• tujuan bisnis yang jelas
• kedewasaan emosional pihak-pihak yang terlibat proyek
• cakupan proyek yang terbaik sesuai keadaan
• proses pelaksanaan yang cepat tanggap dan cepat berubah sesuai perubahan situasi
• keahlian dalam manajemen proyek
• sumberdaya manusia yang mempunyai keahlian yang sesuai
• tahap pelaksanaan proyek yang berhasil
• serta adanya penggunaan alat kerja dan tersedianya infrastruktur yang mendukung

Perencanaan dan pelaksanaan suatu proyek dalam organisasi tidak bisa terlepas dari manajemen portofolio proyek. Sekelompok proyek yang berhubungan biasanya akan dikelola dan dikoordinasi dalam suatu program proyek dibawah manajer program, dimana hal ini bertujuan agar didapat keuntungan dan kontrol yang tidak bisa didapat jika beberapa proyek tersebut dilaksanakan secara tersendiri. Pengelompokkan ini akan membantu dalam penyelarasan berbagai proyek organisasi kedalam kesatuan manajemen portofolio yang utuh.

Manajemen portofolio proyek berada pada tataran strategis organisasi, sedangkan manajemen proyek berada pada tataran taktis organisasi. Manajemen portofolio berbicara soal: “apakah kita melaksanakan proyek yang benar?”, “apakah kita berinvestasi pada bidang yang benar?”, dan “apakah sumberdaya kita bisa membuat kita kompetitif?”; sedangkan manajemen proyek berbicara soal: “apakah proyek ini terlaksana dengan baik?”, “apakah proyek masih sesuai jadwal dan biaya rencana?”, dan “apakah stakeholder proyek mengetahui apa saja yang mereka perlu lakukan?”

Seorang manajer proyek perlu memiliki keahlian dalam berbagai bidang dan mampu memutuskan keahlian mana yang penting diterapkan dalam berbagai situasi yang berbeda. PMI dalam panduan Project Management Body of Knowledge (PMBOK) atau tubuh pengetahuan manajemen proyek merekomendasikan tim manajemen proyek memahami dan menggunakan keahlian mengenai:

• PMBOK
• aplikasi area pengetahuan, standar-standar, dan regulasi-regulasi
• pengetahuan lingkungan proyek
• pengetahuan dan keahlian manajemen umum
• dan keahlian mengelola hubungan antar individu

Seorang manajer proyek yang efektif juga perlu menguasai beberapa keahlian sebagai berikut:

• mampu membina hubungan dengan berbagai individu
• kepemimpinan
• mendengarkan
• mempunyai integritas, perilaku beretika, dan konsisten dalam bertindak
• kuat dalam membina kepercayaan
• komunikasi verbal
• kuat dalam membangun tim
• mampu menyelesaikan dan mengelola konflik
• mempunyai pemikiran kritis dan bagus dalam penyelesaian masalah
• serta mengerti dan menyeimbangkan berbagai prioritas

Diskusi Materi

• Apa itu proyek, atribut proyek, dan batasan proyek?
• Apa perbedaan proyek dengan operasional?
• Apa itu manajemen proyek?
• Apa saja area pengetahuan manajemen proyek?
• Bagaimana menilai kesuksesan suatu proyek?
• Bagaimana cara menjadi manajer proyek yang sukses?