LN02 - Bab 02 Manajemen Proyek dan Konteks TI

Kata kunci:
organisasi, konteks TI




CERITA KASUS

Tom Walters baru-baru ini menerima posisi baru di perguruan tingginya sebagai Direktur dari Departemen Teknologi Informasi. Tom telah menjadi anggota fakultas yang dihormati di perguruan tinggi tersebut selama 15 tahun. Perguruan tinggi tersebut merupakan sebuah institusi swasta kecil yang menawarkan berbagai program pendidikan di bidang seni liberal dan profesi.

Pendaftaran mahasiswa baru melibatkan sekitar 1.500 calon mahasiswa penuh-waktu dan 1.000 calon mahasiswa yang sambil bekerja untuk kelas malam. Banyak pengajar melengkapi materi ajar mereka dengan informasi dari internet dan situs web materi, tapi perguruan tinggi tersebut tidak menawarkan program pendidikan jarak jauh. Sasaran perguruan tinggi tersebut adalah melayani mahasiswa di daerah sekitar yang menyukai perguruan tinggi seni liberal skala kecil.

Seperti institusi pendidikan tinggi lainnya, penggunaan teknologi informasi di perguruan tinggi tersebut telah meningkat secara cepat selama 10 tahun terakhir. Akses nirkabel tersedia di setiap lokasi di kampus. Beberapa kelas di kampus memiliki komputer untuk pengajar dan mahasiswa, dan kebanyakan kelas lain hanya memiliki proyektor untuk pengajar.

Tom tahu bahwa beberapa perguruan tinggi yang lain mengharuskan setiap mahasiswa mereka mengkredit laptop ataupun tablet, dan perguruan-perguruan tinggi tersebut mengintegrasikan komponen teknologi di dalam kebanyakan matakuliahnya. Ide ini sangat disukai Tom. Dia dan dua anggota lain dari Departemen Teknologi Informasi mengunjungi perguruan tinggi lain yang telah selama 3 tahun akademik mengharuskan mahasiswa mengkredit laptop, dan mereka sangat terkesan dengan apa yang mereka lihat dan dengar di sana.

Dikarenakan tablet telah menjadi lebih populer, mereka berpikir lebih masuk akal untuk menerapkan penggunaan tablet daripada laptop di perguruan tingginya. Tom telah mendengar betapa mudahnya bagi anggota fakultas untuk membuat materi ajar interaktif yang bisa dijalankan di tablet, materi ajar digital ini juga bisa membantu menurunkan biaya buku teks cetak, yang sering dikeluhkan oleh sebagian mahasiswanya. Tom dan stafnya mengembangkan rencana untuk mulai mengharuskan mahasiswa untuk mengkredit atau membeli tablet pada tahun akademik berikutnya.

Tom mengirim e-mail kepada seluruh anggota fakultas dan staf di perguruan tingginya pada bulan September, dan menjelaskan secara singkat rencananya. Dia tidak mendapat banyak respon, sampai rapat fakultas bulan Februari.

Di rapat itu, Tom mendeskripsikan sebagian detail rencananya, dan pejabat-pejabat Departemen Sejarah, Departemen Bahasa Inggris, Departemen Filsafat, dan Departemen Ekonomi semuanya menentang ide Tom.

Mereka secara lantang menyatakan bahwa perguruan tinggi tersebut bukanlah sekolah pendidikan teknik, dan mereka tidak punya waktu untuk membuat materi ajar mereka untuk dijalankan di tablet. Mereka menyukai buku teks cetak yang mereka pakai, dan mahasiswa bisa saja ada yang telah membeli buku versi elektronik, tapi sebagian besar lebih menyukai versi cetak buku teks.

Anggota fakultas Departemen Ilmu Komputer menyuarakan keberatan bahwa hampir semua mahasiswa mereka telah memiliki laptop canggih dan tidak akan mau mengeluarkan biaya tambahan untuk mengkredit tablet yang kalah canggih dari laptop mereka.

Direktur Pendidikan untuk kelas malam menyampaikan keberatannya bahwa banyak mahasiswa kelas malam akan memprotes kenaikan biaya untuk tambahan penerapan teknologi.

Tom sangat kecewa mendengar respon-respon dari rekan sejawatnya, terutama setelah dia dan stafnya telah menghabiskan banyak waktu untuk merencanakan implementasi tablet di kampus mereka.

Sekarang, apa yang mesti Tom lakukan?

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe

Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Bagaimana menurut anda ide Tom tentang penggunaan tablet di perguruan tingginya? Mengapa?
• Seberapa jauh Tom melibatkan pejabat-pejabat departemen lain dalam tahapan perencanaan? Pentingkah mereka dilibatkan dalam tahapan perencanaan?
• Apakah alasan penolakan dari pejabat departemen lain masuk akal?
• Menurut anda, semestinya Tom memulai menjalankan ide awalnya dengan langkah apa?

PENDEKATAN SISTEM DAN ORGANISASI

Banyak teori dan konsep dalam manajemen proyek tidaklah sulit untuk dimengerti, yang sulit adalah mengimplementasikannya dalam berbagai lingkungan proyek. Manajer proyek perlu mempertimbangkan berbagai isu yang berbeda saat mengelola proyek. Seperti juga setiap proyek adalah unik, begitu juga lingkungan tempat proyek itu berlangsung.

Biarpun proyek bersifat sementara dan bertujuan menghasilkan produk atau jasa yang unik, proyek tidak bisa dilaksanakan dalam kondisi terisolasi. Jika hal itu dilakukan, tujuan untuk memenuhi kebutuhan organisasi tidak akan tercapai. Proyek mesti beroperasi dalam lingkungan luas organisasi, dan manajer proyek perlu mengadopsi pandangan holistik atau menyeluruh dengan menggunakan pendekatan sistem.

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berinteraksi dalam suatu lingkungan untuk mencapai suatu tujuan. Analisa sistem adalah suatu pendekatan dalam pemecahan masalah yang membutuhkan pendefinisian cakupan sistem, kemudian membaginya dalam komponen-komponen, lalu mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai masalah, peluang, hambatan, dan kebutuhan yang ada. Setelah proses ini selesai, sang analis sistem akan mengajukan solusi-solusi alternatif untuk memperbaiki situasi yang ada; mengidentifikasi solusi atau rencana optimal atau sekedar solusi sementara; lalu mengujikan rencana atau solusi tersebut dalam keseluruhan sistem.

Manajemen sistem memasukkan komponen bisnis, teknologi, dan organisasi dalam pertimbangan dalam membuat, menjaga, dan mengubah sistem.

• bisnis - Apa saja biaya proyek yang dibebankan ke organisasi? Apakah proyek akan membebani stakeholder? Berapa biaya pendukung proyek? Apa dampak proyek bagi organisasi?
• organisasi - Apakah proyek hanya akan mempengaruhi sebagian atau keseluruhan organisasi? Bagaimana proyek akan mempengaruhi setiap stakeholder? Siapa dan bagaimana menyampaikan informasi ke stakeholder selama proyek berlangsung? 
• teknologi - Apa sistem operasi yang akan dipakai dalam pengembangan sistem informasi dalam proyek? Software apa saja yang diperlukan? Apa spesifikasi hardware minimum untuk sistem informasi baru? Apa pengaruh perubahan sistem informasi terhadap jaringan data yang sudah ada?

Karena proyek tak bisa dilaksanakan terisolir dari organisasi, manajer proyek perlu memahami beberapa hal berikut: kerangka organisasi, struktur organisasi, budaya organisasi, dan pengelolaan stakeholder.

Kerangka Organisasi
Sebuah organisasi mempunyai empat kerangka organisasi sebagai berikut: kerangka struktural, kerangka sumberdaya manusia, kerangka politik, dan kerangka simbolik.

• Kerangka struktural; berhubungan dengan bagaimana organisasi disusun secara struktural, yang biasanya bisa diwakili oleh bagan struktur organisasi. Kerangka struktural berfokus pada perbedaan fungsi dan tanggungjawab dari bagian-bagian yang ada dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh manajemen puncak. Kerangka ini sangat bersifat rasional dan berfokus pada koordinasi dan pengawasan.
• Kerangka sumberdaya manusia; berfokus pada penciptaan harmonisasi antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan anggota organisasi. Saat muncul indikasi ketidaksesuaian antara kebutuhan keduanya, akan dilakukan usaha pencegahan terhadap masalah yang berpotensi muncul.
• Kerangka politik; berhubungan dengan politik organisasi dan politik pribadi anggota organisasi. Politik dalam organisasi berupa kompetisi antara kelompok atau individu atas kekuasaan dan kepemimpinan.
• Kerangka simbolik; berfokus pada simbol dan arti atau maksud dari suatu kejadian. Dalam kerangka ini, aspek terpenting dari semua kejadian bukanlah apa yang sebenarnya terjadi, tapi apa arti atau maksud dari kejadian tersebut. Kerangka ini juga berhubungan dengan budaya organisasi.

Struktur Organisasi
Memahami struktur organisasi akan memberikan manfaat tambahan bagi manajer proyek dalam mengelola berbagai proyek dalam organisasi. Umumnya organisasi memakai salah satu atau gabungan diantara tiga struktur organisasi berikut: struktur fungsional, struktur proyek, dan struktur matriks.

Struktur fungsional; menempatkan manajer sesuai dengan bidang keahlian masing-masing, seperti: bagian teknik, bagian produksi, bagian TI, bagian HRD, dan lainnya. Setiap bagian ini mempunyai staff masing-masing dan kepala bagian melapor langsung ke pemimpin puncak.

Struktur proyek; menempatkan seorang manajer program yang mempunyai staff-staff ahli dari berbagai bidang yang mampu menyelesaikan proyek-proyek di program masing-masing, dan manajer program melapor langsung ke pemimpin puncak. Struktur proyek biasa dipakai oleh organisasi yang mendapatkan pemasukan dengan mengerjakan proyek bagi organisasi lain sesuai kontrak.

Struktur matriks; berada diantara struktur fungsional dan struktur proyek. Manajer proyek dalam struktur matriks ini mempunyai staff dari berbagai bagian fungsional yang bekerja dibawahnya, dan staff-staff tersebut umumnya melapor kepada manajer fungsional dan manajer proyek. Struktur matriks bisa dibedakan lagi menjadi matriks kuat, matriks seimbang, dan matriks lemah berdasarkan seberapa besar kontrol yang dimiliki manajer proyek terhadap staff fungsional yang ditugaskan dibawahnya.

Budaya Organisasi
Seorang manajer proyek perlu memahami budaya organisasi, dimana budaya organisasi merupakan sekelompok asumsi, nilai, dan perilaku bersama yang menunjukkan ciri-ciri fungsi organisasi tersebut. Budaya organisasi sering mencakup keempat kerangka organisasi, dan dipercayai bahwa penyebab tak terlihat pada berbagai permasalahan dalam organisasi bukanlah pada struktur organisasi ataupun anggota-anggotanya, tapi pada budaya organisasi. Dalam suatu organisasi bisa saja terdapat sub budaya yang berbeda antar berbagai bagian organisasi.

Beberapa karakteristik budaya organisasi yang ikut mempengaruhi lingkungan organisasi bagi pelaksanaan proyek adalah:

• Identitas anggota – menunjukkan tingkat asosiasi anggota organisasi dengan proyek dan organisasi secara keseluruhan dibanding dengan divisi kerjanya.
• Pengutamaan kelompok – menunjukkan tingkat pengalokasian aktivitas pekerjaan dalam lingkup kelompok dibanding dengan lingkup individu.
• Fokus pada orang – menunjukkan seberapa kepentingan anggota organisasi lebih dipertimbangkan dibanding kepentingan organisasi saat adanya pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi anggota organisasi oleh manajemen.
• Integrasi antar unit kerja – menunjukkan tingkat dorongan untuk unit kerja atau departemen dalam organisasi untuk berkoordinasi satu dengan lainnya.
• Kontrol – menunjukkan tingkat dimana peraturan, kebijakan, dan supervisi langsung dipakai untuk mengontrol anggota organisasi.
• Toleransi terhadap resiko – menunjukkan tingkat dukungan manajemen kepada anggota organisasi dalam bertindak agresif, inovatif, dan menantang resiko.
• Kriteria penghargaan – menunjukkan tingkat dimana penghargaan seperti promosi jabatan dan kenaikan gaji didasarkan pada unjuk kerja anggota organisasi dibanding karena senioritas, kesukaan, atau faktor lain yang bukan didasarkan atas unjuk kerja.
• Toleransi terhadap konflik – menunjukkan tingkat dimana anggota organisasi didorong untuk mendiskusikan konflik dan menyampaikan kritik secara terbuka.
• Orientasi pada tujuan hasil – menunjukkan tingkat fokus manajemen pada hasil dibanding teknik dan proses yang dipakai untuk mencapai hasil tersebut.
• Fokus akan sistem keterbukaan – menunjukkan tingkat dimana organisasi melacak dan merespon perubahan-perubahan yang terjadi pada lingkungan luar organisasi.

Pengelolaan Stakeholder
Seorang manajer proyek juga perlu memahami pengelolaan stakeholder karena salah satu tujuan proyek adalah memenuhi kebutuhan dan ekspektasi stakeholder. Stakeholder adalah individu-individu yang terlibat atau dipengaruhi oleh proyek. Stakeholder bisa berasal dari internal organisasi ataupun eksternal organisasi.

Stakeholder internal; termasuk sponsor proyek, tim proyek, staff pendukung, pelanggan internal proyek, manajemen puncak, manajer fungsional, dan manajer proyek yang lain.
Stakeholder eksternal; termasuk pelanggan eksternal proyek, kompetitor, pemasok, pemerintah, dan kelompok masyarakat yang peduli atau terpengaruh proyek.

Sangat penting jika manajer proyek meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, memahami kebutuhan, dan membina hubungan dengan semua stakeholder proyek. Salah satu stakeholder yang sangat penting adalah manajemen puncak dimana dengan mendapatkan komitmen manajemen puncak terhadap proyek, manajer proyek bisa mendapatkan dukungan akan: sumberdaya yang dibutuhkan untuk proyek, persetujuan pada setiap tahapan proyek, kerjasama dari bagian organisasi lainnya, dan mendapatkan arahan atau bimbingan dalam hal kepemimpinan dari manajemen puncak.

Sebuah proyek TI akan berjalan lebih mulus jika manajemen puncak dan organisasi tempat proyek dilaksanakan mengerti dan menghargai nilai manfaat penerapan TI bagi organisasi sehingga mereka memberikan komitmen penuh pada proyek dan mengembangkan berbagai prosedur operasi standar untuk kelancaran proyek.


KONTEKS PROYEK TI

Selain organisasi, terdapat beberapa ciri yang bersifat unik pada industri TI yang akan mempengaruhi manajemen proyek TI, termasuk diantaranya: sifat alami proyek TI yang bervariasi, anggota tim proyek TI yang datang dari berbagai bidang, dan besarnya variasi dan perkembangan teknologi yang terlibat.

Berbeda dengan proyek pada industri-industri lain, proyek TI secara alami mempunyai cakupan sangat bervariasi. Mulai dari melibatkan hanya beberapa orang dalam perakitan hardware, bisa juga melibatkan ratusan orang dalam menganalisa proses bisnis beberapa organisasi kemudian mengembangkan software baru dalam upaya kolaborasi bersama dengan pemakai untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Dalam proyek yang hanya melibatkan hardware saja terdapat variasi tipe hardware yang bisa terlibat, atau proyek khusus jaringan juga mempunyai variasi tipe koneksi, atau proyek pengembangan software yang juga sangat bervariasi dari segi jenis software dan platform yang terlibat.

Selain itu, proyek TI juga bervariasi tergantung dari industri dan fungsi bisnis tempat proyek dilaksanakan. Proyek TI di industri animasi akan jauh berbeda dari pengembangan sistem perpajakan, atau proyek instalasi jaringan di dunia sedang berkembang. Hal ini membuat manajer proyek mesti mempunyai pengetahuan dasar tentang industri tempat proyek berlangsung.

Karena secara alami proyek TI sangat bervariasi, hal ini mendorong munculnya kebutuhan akan anggota tim proyek TI yang mempunyai variasi latar belakang pengetahuan dan keahlian yang berbeda. Berbagai variasi pada anggota tim proyek ini diperlukan agar mereka bisa memberikan perspektif yang berbeda pada proyek.

Dikarenakan latar belakang anggota tim proyek yang datang dari berbagai bidang, hal ini memunculkan masalah pada teknologi bawaan dari masing-masing anggota tim yang cenderung berbeda satu dengan yang lainnya. Selain bervariasi, teknologi yang terlibat dalam proyek TI biasanya mempunyai tingkat perubahan yang cepat, bisa terjadi berbagai teknologi yang sedang disatukan dalam proyek yang sedang berjalan pada satu waktu tertentu telah mempunyai versi baru dan tidak mendukung kompatibilitas dengan teknologi lainnya.

Selain itu, terdapat juga beberapa trend yang perlu diperhatikan manajer proyek TI, yaitu: globalisasi, outsourcing, dan tim virtual.

• Globalisasi telah membuat posisi setiap individu selevel; dimana dengan turunnya penghalang perdagangan dan politik, serta revolusi digital; dimungkinkan seseorang untuk berinteraksi hampir secara instan dengan milyaran orang lain diseluruh dunia, dan juga memungkinkan individu atau perusahan kecil untuk berhadapan langsung dalam persaingan dengan perusahaan besar.
• Outsourcing adalah tindakan suatu organisasi untuk mendapatkan produk atau layanan dari pihak luar organisasi. Dalam hal proyek, outsourcing biasanya dipilih karena bisa menurunkan biaya bagi organisasi dibanding melatih anggota organisasi untuk melakukan suatu pekerjaan yang bukan merupakan inti bisnisnya. Outsourcing dalam era globalisasi memungkinkan organisasi untuk mendapatkan tenaga outsourcing dalam berbagai belahan dunia.
• Tim virtual adalah sekelompok orang yang bekerja bersama tanpa dibatasi oleh waktu dan jarak dengan memanfaatkan teknologi komunikasi. Anggota tim virtual bisa berasal dari satu organisasi yang sama dalam satu negara atau bisa termasuk tenaga konsultan independen, pemasok, sukarelawan, atau tenaga outsourcing. 

Berbagai isu-isu variasi mengenai tipe industri, anggota tim, dan teknologi pada proyek TI serta berbagai trend globalisasi, outsourcing, dan tim virtual tentu perlu menjadi pertimbangan bagi manajer proyek dalam mempersiapkan dan mengelola proyek dalam bidang TI.

Diskusi Materi

• Apa saja komponen dalam manajemen sistem?
• Apa saja bagian dari kerangka organisasi?
• Apa saja jenis struktur organisasi yang bisa dijumpai dalam proyek?
• Mengapa manajer proyek perlu memahami tentang manajemen sistem, kerangka organisasi, struktur organisasi, budaya organisasi, dan manajemen stakeholder?
• Apa saja ciri unik proyek dalam industri TI dibanding industri lain?
• Apa saja trend yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek TI?