optimasi sumberdaya, resources levelling, resources smoothing
SUMBERDAYA PROYEK
Setelah membuat rencana skedul dan mencari durasi total proyek dan jalur kritis proyek menggunakan diagram jaringan dan CPM (critical path method), manajer proyek perlu melakukan pengecekan silang rencana skedul tersebut dengan ketersediaan sumberdaya proyek untuk setiap aktivitas pada setiap hari pelaksanaan proyek.
Hal ini perlu dilakukan karena di setiap proyek biasanya mempunyai keterbatasan dalam hal sumberdaya, misalnya:
- Suatu kontraktor di proyek konstruksi jalan raya hanya mempunyai ketersediaan 2 dump truck untuk mengangkut batu dan pasir.
- Perusahaan pengembangan sistem informasi hanya mempunyai 3 programmer python yang bisa dialokasikan pada setiap harinya.
- Generator listrik tegangan tinggi untuk proyek hanya bisa dinyalakan 3 jam setiap harinya.
- Tenaga surveyor internal untuk proyek sensus penduduk hanya berjumlah 34 orang.
Jika sumberdaya yang tersedia mencukupi untuk kebutuhan aktivitas proyek, maka aktivitas proyek bisa dijalankan sesuai dengan rencana skedul yang sudah dibuat.
Apa yang terjadi jika sumberdaya yang tersedia tidak mencukupi untuk kebutuhan proyek? Artinya kebutuhan sumberdaya dalam aktivitas proyek lebih besar dari sumberdaya yang tersedia.
Jika ini terjadi, manajer proyek perlu melakukan penyesuaian dari sisi sumberdaya dan atau penyesuaian dari sisi waktu pelaksanaan proyek. Selain penyesuaian atau optimasi, manajer proyek mungkin juga perlu melakukan pengadaan (procurement) sumberdaya dari pihak ketiga.
RESOURCES LEVELLING DAN RESOURCES SMOOTHING
Terdapat dua teknik optimasi sumberdaya proyek, yaitu resources levelling dan resources smoothing.
Kedua teknik ini berdasarkan kondisi dari dua variabel dalam pelaksanaan proyek, yaitu: sumberdaya proyek dan waktu proyek.
Resources Levelling merupakan kondisi dimana sisi sumberdaya dijaga tetap (tidak berubah), dan sisi waktu proyek boleh berubah. Dengan batasan sumberdaya yang tersedia (artinya tidak dilakukan penambahan sumberdaya), berapa lama proyek akan selesai? Penambahan waktu penyelesaian proyek diperbolehkan dalam hal ini.
Resources Smoothing merupakan kondisi dimana sisi sumberdaya boleh berubah, dan sisi waktu proyek tetap (tidak berubah). Dengan batasan waktu proyek yang tersedia (artinya tidak boleh ada penundaan waktu penyelesaian proyek), berapa banyak tambahan sumberdaya yang diperlukan? Penambahan sumberdaya bisa dilakukan dengan melakukan pengadaan (procurement) dari pihak ketiga.
Dalam prakteknya, pemilihan diantara kedua teknik optimasi sumberdaya proyek ini tergantung batasan proyek (antara sumberdaya dan waktu) yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek. Selain itu, manajer proyek juga bisa menggunakan gabungan dari kedua teknik optimasi sumberdaya tersebut.
CONTOH SOAL
Suatu proyek mempunyai 4 aktivitas, dimana urutan antara aktivitas, durasi aktivitas, dan kebutuhan sumberdaya perhari untuk setiap aktivitas diberikan pada tabel dibawah ini. Aktivitas proyek mempunyai hubungan FS (finish to start) artinya suatu aktivitas mesti selesai baru aktivitas berikutnya bisa dimulai. Proyek ini mempunyai ketersediaan sumberdaya setiap hari adalah 3.
Langkah pertama, kita membuat diagram jaringan lalu melakukan perhitungan durasi total proyek dan mencari jalur kritis menggunakan CPM (critical path method) seperti diberikan di diagram dibawah ini.
Dari diagram jaringan dan CPM, kita dapati durasi total proyek adalah 6 hari dan jalur kritis proyek adalah aktivitas-aktivitas A --> C --> D.
Berikutnya, kita akan memasukkan kebutuhan sumberdaya setiap aktivitas lalu melakukan teknik optimasi sumberdaya (jika diperlukan).
Langkah awalnya kita ubah diagram jaringan diatas menjadi Gannt chart yang menampilkan hubungan aktivitas dengan hari pelaksanaan aktivitas.
Dari gambar diatas, kita dapati bahwa pada hari ke 1 hanya terdapat aktivitas A dengan kebutuhan 2 sumberdaya, dan kebutuhan sumberdaya di hari ke 1 ini masih dibawah ketersediaan sumberdaya proyek sebanyak 3 (garis putus-putus berwarna merah). Jadi pada hari ke 1 tidak ada permasalahan.
Pada hari ke 2, ada aktivitas B dengan kebutuhan 2 sumberdaya dan ada aktivitas C dengan kebutuhan 3 sumberdaya, sehingga pada hari ke 2 dibutuhkan total 5 sumberdaya dan hal ini diatas ketersediaan 3 sumberdaya.
Hari ke 3 mempunyai kondisi yang sama dengan hari ke 2, dimana total kebutuhan ada 5 sumberdaya, sedangkan ketersediaan hanya 3 sumberdaya.
Hari ke 4, hari ke 5, dan hari ke 6 kebutuhan sumberdaya sama dengan atau dibawah ketersediaan sumberdaya, sehingga tidak ada masalah.
Berikutnya, kita akan lakukan optimasi sumberdaya menggunakan kedua teknik, yaitu Resources Levelling dan Resources Smoothing.
Teknik Resources Levelling
Dimana sumberdaya dibuat tetap (tidak menambah sumberdaya) dan waktu boleh berubah.
Pertama-tama, kita akan mencoba menggeser waktu mulai aktivitas yang mempunyai waktu slack atau waktu lebih. Dalam proyek ini, hanya aktivitas B yang mempunyai slack, yaitu sebesar 2 hari (lihat kembali diagram jaringan dan CPM diatas).
Ingatlah bahwa menggeser waktu mulai aktivitas yang mempunyai slack tidak akan menambah durasi total proyek.
Kita coba menggeser waktu mulai aktivitas B yang mempunyai slack (waktu lebih) sebanyak 2 hari, yang semula direncanakan aktivitas B dimulai pada hari ke 2, kita geser B dimulai hari ke 3 seperti gambar diatas. Tetapi hal ini hanya akan menggeser permasalahan ketakcukupan sumberdaya ke hari ke 3 dan hari ke 4. Hal ini tidak menyelesaikan masalah kita.
Hal yang sama jika kita menggeser waktu mulai aktivitas B ke hari ke 4, permasalahan ketakcukupan sumberdaya hanya akan bergeser ke hari ke 4 dan hari ke 5.
Karena menggeser waktu mulai aktivitas B tak berhasil, kita akan mengubah urutan pelaksanaan aktivitas-aktivitas proyek.
Kita ubah urutan aktivitas C baru dilaksanakan sesudah B selesai, dan hal ini membuat tidak muncul permasalahan ketakcukupan sumberdaya pada proyek seperti diilustrasikan pada gambar diatas.
Hal ini akan menambah durasi total proyek yang semula 6 hari, menjadi 8 hari, dan jalur kritis proyek menjadi A --> B --> C --> D.
Teknik Resources Smoothing
Dimana sumberdaya boleh berubah atau boleh ditambah dan waktu dibuat tetap (tidak menambah durasi total proyek).
Karena waktu durasi total proyek tidak boleh bertambah, kita masih boleh menggeser aktivitas yang mempunyai slack (waktu lebih), karena hal ini tidak akan menambah durasi total proyek.
Kondisi yang sama akan kita jumpai kalau kita menggeser waktu mulai aktivitas B (yang mempunyai slack 2 hari) menjadi dimulai hari ke 3 ataupun dimulai hari ke 4. Hal ini hanya akan menggeser permasalahan ketakcukupan sumberdaya ke hari yang lain (lihat kembali diagram-diagram pada kondisi diatas).
Dan karena kita juga tak boleh menggeser urutan aktivitas, yang akan mengubah total durasi proyek. Solusi dari teknik ini adalah dengan melakukan pengadaan sumberdaya yang kurang pada hari-hari tertentu.
Kita bisa melakukan pengadaan (procurement) sumberdaya untuk beberapa pilihan berikut:
- Jika aktivitas B dimulai pada hari ke 2 (seperti rencana skedul awal), maka pengadaan sumberdaya sebanyak tambahan 2 sumberdaya dilakukan pada hari ke 2 dan hari ke 3.
- Jika aktivitas B digeser sehingga dimulai pada hari ke 3, maka pengadaan sumberdaya sebanyak tambahan 2 sumberdaya dilakukan pada hari ke 3 dan hari ke 4.
- Jika aktivitas B digeser sehingga dimulai pada hari ke 4, maka pengadaan sumberdaya sebanyak tambahan 2 sumberdaya dilakukan pada hari ke 4 dan hari ke 5.
LATIHAN SOAL
Suatu proyek mempunyai 5 aktivitas, dimana urutan antara aktivitas, durasi aktivitas, dan kebutuhan sumberdaya perhari untuk setiap aktivitas diberikan pada tabel dibawah ini. Aktivitas proyek mempunyai hubungan FS (finish to start) artinya suatu aktivitas mesti selesai baru aktivitas berikutnya bisa dimulai. Proyek ini mempunyai ketersediaan sumberdaya setiap hari adalah 3.
Lakukan analisa optimasi sumberdaya proyek dengan teknik Resources Levelling dan teknik Resources Smoothing.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar