LN09 - Bab 09 Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek

Kata kunci:
manajemen sdm, motivasi, kebutuhan


CERITA KASUS
Ini adalah ketiga kalinya seseorang dari Departemen Teknologi Informasi (TI) mencoba untuk bekerja dengan Ben, kepala proyek peningkatan radar F-44. F-44 adalah salah satu dari lima program pesawat tempur di perusahaan.

Perusahaan mempunyai seorang manajer program untuk setiap program pesawat tempur, dengan beberapa manajer proyek yang melapor ke mereka.

Pekerja-pekerja yang mendukung setiap proyek merupakan bagian dari struktur organisasi matriks, dengan orang-orang dari departemen teknik, TI, produksi, penjualan, dan departemen lain yang dialokasikan sesuai kebutuhan setiap proyek.

Ben telah bersama perusahaan hampir 30 tahun, dan dikenal mudah marah dan sangat menuntut.

Perusahaan kehilangan uang pada proyek peningkatan radar F-44 karena instrumen radar belum selesai sesuai rencana. Pemerintah Kanada telah memasukkan beberapa penalti biaya atas keterlambatan dalam kontrak, dan pelanggan lain telah mengancam untuk memindahkan kerjasama bisnis ke pesaing lain.

Ben menyalahkan semuanya itu pada Departemen TI karena tidak mengijinkan stafnya mengakses langsung sistem informasi proyek peningkatan radar tersebut sehingga mereka bisa lebih efektif bekerja dengan pelanggan dan supliernya.

Sistem informasi tersebut berjalan berdasarkan teknologi lama yang hanya beberapa orang saja di perusahaan tersebut yang tahu cara memakainya. Biasanya membutuhkan beberapa hari atau bahkan minggu untuk tim Ben mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Ed Davidson, seorang programer senior, menghadiri rapat dengan Sarah Ellis, seorang konsultan bisnis TI internal.

Sarah berumur awal 30-an dan mempunyai peningkatan karir yang cepat di perusahaan, terutama karena kemampuannya untuk bekerja dengan baik dengan berbagai tipe orang. Tugas Sarah adalah untuk menyingkap masalah sebenarnya mengenai dukungan TI untuk proyek peningkatan radar F-44, dan kemudian mengembangkan solusi dengan Ben dan timnya.

Jika dia menemukan bahwa diperlukan untuk melakukan investasi tambahan dalam hardware, software, atau staf, Sarah akan menulis kasus bisnis untuk menjelaskan perlunya investasi ini lalu kemudian bekerja sama dengan Ed, Ben, dan grupnya untuk mengimplementasikan solusi yang disarankan secepatnya.

Ben dan tiga anggota timnya masuk ke ruang rapat.

Ben membanting bukunya diatas meja dan mulai berteriak memarahi Ed dan Sarah.

Ed tidak bisa mempercayai mata dan telinganya saat Sarah berdiri berhadapan dengan Ben dan balas meneriaki Ben.

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe

Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Apakah sistem informasi proyek peningkatan radar F44 bermasalah?
• Apa tugas Sarah Ellis?
• Apa yang akan Anda lakukan, dalam posisi Sarah, saat Ben mulai meneriaki Ed dan Sarah sesaat sesudah Ben memasuki ruang rapat?

PENTINGNYA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Kebanyakan manajer proyek setuju bahwa mengelola sumber daya manusia proyek secara efektif merupakan salah satu tantangan terberat yang mereka hadapi.

Manajemen sumber daya manusia proyek adalah komponen penting dalam manajemen proyek, khususnya di bidang TI, dimana orang yang berkualifikasi seringkali sulit ditemukan dan dipelihara.
Sangat penting bagi organisasi untuk mempraktekkan apa yang mereka katakan tentang pentingnya sumber daya manusia.

Jika orang benar-benar aset terbesar mereka, organisasi harus bekerja untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia mereka dan kebutuhan orang per orang di organisasi mereka, terlepas dari dinamika pasar tenaga kerja.

Jika organisasi ingin berhasil melaksanakan proyek-proyek TI, mereka perlu memahami pentingnya manajemen sumber daya manusia proyek dan memanfaatkan orang secara efektif.

Organisasi yang proaktif menangani kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan masa depan dengan meningkatkan manfaat, menyesuaikan kembali jam kerja dan insentif, dan menemukan pekerja masa depan.

Banyak organisasi telah mengubah kebijakan tunjangan mereka untuk memenuhi kebutuhan pekerja.

Sebagian besar pekerja beranggapan bahwa perusahaan seharusnya menyediakan sejumlah daya tarik bagi pekerja, seperti pekerja boleh berpakaian kasual, jam kerja yang fleksibel, pelatihan di tempat kerja, pendidikan berkelanjutan, dan bantuan biaya kuliah.

Perusahaan lain mungkin menyediakan penitipan anak pekerja di area kantor, diskon klub kebugaran, atau menyesuaikan kontribusi perusahaan pada tabungan pensiun pekerja.

Tren lain yang mempengaruhi masa depan manajemen sumber daya manusia berhubungan dengan jumlah jam kerja dimana organisasi mengharapkan profesional TI untuk bekerja dan bagaimana organisasi menghargai kinerja.

Saat ini orang lebih bahagia ketika mereka dapat bekerja kurang dari 40 jam dalam seminggu atau bekerja dari rumah.

Jika perusahaan merencanakan proyek mereka dengan baik, mereka dapat menghindari perlunya lembur, atau mereka dapat memperjelas bahwa lembur adalah opsional.

Banyak perusahaan melakukan lebih banyak outsourcing dalam pekerjaan proyek untuk mengelola permintaan pekerja yang berfluktuasi.

Perusahaan juga dapat memberikan insentif sebagai penghargaan berdasarkan kinerja, bukan jumlah jam kerja.

Jika kinerja dapat diukur secara objektif, seperti dalam banyak aspek pekerjaan TI, maka tidak masalah di mana karyawan melakukan pekerjaan mereka atau berapa lama.

Misalnya, jika seorang penulis teknis dapat menghasilkan publikasi berkualitas tinggi di rumah dalam satu minggu, perusahaan harus menerima hal ini, daripada bersikeras bahwa penulis tersebut harus datang ke kantor dan malah membutuhkan waktu dua minggu untuk menghasilkan publikasi dengan kualitas yang sama.

Manajemen sumber daya manusia proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memanfaatkan orang-orang yang terlibat dalam suatu proyek secara paling efektif.

Manajemen sumber daya manusia mencakup semua pemangku kepentingan proyek: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok yang mendukung proyek, dan sebagainya.

Manajemen sumber daya manusia proyek meliputi empat proses berikut:

• Merencanakan manajemen sumber daya manusia, mencakup mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran, tanggung jawab, dan hubungan setiap pihak yang terlibat dalam proyek. Keluaran utama dari proses ini adalah rencana sumber daya manusia.
• Mengakuisisi tim proyek, mencakup penugasan personel yang diperlukan untuk mengerjakan proyek. Keluaran utama dari proses ini adalah penugasan staf proyek, kalender sumber daya, dan pembaruan rencana manajemen proyek.
• Mengembangkan tim proyek, mencakup pengembangan keterampilan individu dan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek. Keterampilan membangun tim sering kali merupakan tantangan bagi banyak manajer proyek. Keluaran utama dari proses ini adalah penilaian kinerja tim dan pembaruan faktor lingkungan internal perusahaan.
• Mengelola tim proyek, mencakup pelacakan kinerja anggota tim, memotivasi anggota tim, memberikan umpan balik tepat waktu, menyelesaikan masalah dan konflik, dan mengkoordinasikan perubahan untuk membantu meningkatkan kinerja proyek. Keluaran utama dari proses ini termasuk permintaan perubahan, pembaruan rencana manajemen proyek, pembaruan dokumen proyek, pembaruan faktor lingkungan internal perusahaan, dan pembaruan aset proses organisasi.

TEORI MOTIVASI DALAM MENGELOLA ORANG
Psikolog industri-organisasi dan pengemuka berbagai teori manajemen telah mengabdikan penelitian dan pemikiran yang luas dalam topik mengelola dan memimpin orang di tempat kerja.

Masalah psikososial yang memengaruhi cara orang bekerja dan seberapa baik mereka bekerja meliputi: motivasi, pengaruh dan kekuasaan, efektivitas, kecerdasan emosi, dan kepemimpinan.

Berbagai kontribusi dalam bidang ini, misalnya: kontribusi dari Abraham Maslow, Frederick Herzberg, David McClelland, dan Douglas McGregor pada pemahaman tentang motivasi; karya Thamhain dan Wilemon tentang memengaruhi pekerja dan mengurangi konflik; efek kekuasaan pada tim proyek; kontribusi Stephen Covey tentang bagaimana orang dan tim dapat menjadi lebih efektif; fokus Howard Gardner dan Daniel Goleman pada kecerdasan emosional; dan berbagai penelitian terbaru tentang kepemimpinan.

Psikolog, manajer, rekan kerja, guru, orang tua, dan kebanyakan orang pada umumnya berjuang untuk memahami apa yang memotivasi orang untuk melakukan apa yang mereka lakukan.

Motivasi intrinsik menyebabkan orang untuk berpartisipasi dalam suatu kegiatan untuk kesenangan mereka sendiri. Misalnya, beberapa orang suka membaca, menulis, atau memainkan alat musik karena itu membuat mereka merasa senang.

Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu untuk mendapatkan hadiah atau untuk menghindari hukuman. Misalnya, beberapa anak kecil yang tidak suka memainkan alat musik, tetapi mereka melakukannya karena mereka dikasih hadiah atau untuk menghindari hukuman jika tidak melakukannya.

Mengapa beberapa orang tidak memerlukan motivasi eksternal untuk menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi sementara yang lain memerlukan motivasi eksternal yang signifikan untuk melakukan tugas rutin?

Mengapa Anda tidak dapat membuat seseorang yang sangat produktif di tempat kerja untuk melakukan tugas-tugas sederhana di rumah?

Umat ​​manusia terpesona, bertanya dan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini.

Pemahaman tentang dasar teori motivasi akan membantu siapa saja yang bekerja atau hidup dengan orang lain untuk memahami diri sendiri dan orang lain.

Hirarki Kebutuhan dari Maslow
Abraham Maslow, seorang psikolog yang sangat dihormati, dikenal karena mengembangkan hirarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa perilaku orang dipandu atau dimotivasi oleh serangkaian kebutuhan.

Di bagian bawah hirarki adalah kebutuhan fisiologis (physiological). Setelah kebutuhan fisiologis terpenuhi, kebutuhan keselamatan (safety) akan memandu perilaku. Setelah kebutuhan keamanan terpenuhi, kebutuhan sosial (social) menjadi pemandu perilaku, berikutnya kebutuhan penghargaan (esteem), dan pada puncak hirarki adalah kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization).

Urutan kebutuhan ini dan ukuran relatifnya dalam piramida sangat signifikan.

Maslow menyatakan bahwa setiap level hirarki adalah prasyarat untuk level di atas. Seseorang tidak dapat mempertimbangkan aktualisasi diri tanpa terlebih dahulu menangani kebutuhan dasar keamanan dan keselamatan.

Misalnya, orang yang dalam keadaan darurat, seperti banjir atau angin topan, tidak akan memikirkan tentang pertumbuhan pribadi. Kelangsungan hidup pribadi akan menjadi motivasi utama mereka. Namun, ketika suatu kebutuhan tertentu dipenuhi, ia tidak lagi berfungsi sebagai motivator perilaku yang kuat.

Empat kebutuhan terbawah dalam hirarki Maslow — fisiologis, keselamatan, sosial, dan penghargaan — disebut sebagai kebutuhan akan adanya suatu kekurangan, dan tingkat tertinggi, aktualisasi diri, dianggap sebagai kebutuhan pertumbuhan.

Hanya setelah memenuhi kebutuhan akan adanya suatu kekurangan orang bertindak atas kebutuhan pertumbuhan.

Orang-orang yang teraktualisasi-dirinya akan fokus saat menghadapi masalah, memiliki apresiasi terhadap kehidupan, peduli pada pertumbuhan pribadi, dan mampu memiliki pengalaman puncak.

Sebagian besar orang yang mengerjakan proyek TI mungkin telah terpenuhi kebutuhan fisiologis dan keselamatan dasar.

Jika seseorang memiliki keadaan darurat medis atau diberhentikan dari pekerjaan, bagaimanapun, kebutuhan fisiologis dan keselamatan akan pindah ke garis depan.

Manajer proyek perlu memahami motivasi setiap anggota tim, terutama yang berkaitan dengan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri atau pertumbuhan.

Anggota tim yang baru mengenal perusahaan dan kota baru tempat dia bekerja mungkin termotivasi oleh kebutuhan sosial. Untuk memenuhi kebutuhan sosial, beberapa perusahaan mengatur pertemuan dan acara sosial untuk pekerja baru.

Anggota proyek lainnya mungkin malah merasa berbagai acara sosial ini mengurangi waktu pribadi yang lebih baik mereka habiskan bersama teman dan keluarga mereka.

Hirarki Maslow menyampaikan pesan harapan dan pertumbuhan. Orang dapat bekerja untuk mengendalikan nasib mereka sendiri dan secara alami berusaha untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi.

Manajer proyek yang sukses tahu bahwa mereka harus fokus pada memenuhi tujuan proyek, tetapi mereka juga harus memahami tujuan pribadi dan kebutuhan anggota tim untuk memberikan motivasi yang sesuai dan memaksimalkan kinerja tim.

Teori Motivasi-Higinis dari Herzberg
Frederick Herzberg terkenal karena membedakan antara faktor motivasi (motivation) dan faktor higinis (hygiene) ketika mempertimbangkan motivasi dalam pengaturan kerja.

Dia menyebut faktor yang menyebabkan kepuasan kerja sebagai motivator dan faktor yang bisa menyebabkan ketidakpuasan sebagai faktor higinis.

Herzberg adalah kepala departemen psikologi Case Western University, dan ia menulis buku "Work and the Nature of Man" pada tahun 1966 dan artikel Harvard Business Review yang terkenal, "One More Time: How Do You Motivate Employees?" pada tahun 1968.

Herzberg menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas di antara sampel 1.685 karyawan.

Kepercayaan populer pada saat itu adalah bahwa hasil kerja paling mudah ditingkatkan melalui gaji yang lebih besar, lebih banyak pembimbingan, atau lingkungan kerja yang lebih menarik.

Menurut Herzberg, faktor-faktor higinis ini akan menyebabkan ketidakpuasan jika tidak ada, tetapi tidak akan memotivasi pekerja untuk berbuat lebih banyak jika ada.

Saat ini, para profesional TI mungkin juga mengharapkan pengusaha untuk memberikan berbagai faktor higinis seperti tunjangan kesehatan, pelatihan, dan komputer atau peralatan lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Herzberg menemukan bahwa orang-orang termotivasi untuk bekerja sebagian besar oleh perasaan pencapaian pribadi dan pengakuan.

Faktor motivator, Herzberg menyimpulkan, termasuk pencapaian, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan.

Dalam buku dan artikelnya, Herzberg menjelaskan mengapa perusahaan tidak dapat menanamkan motivasi dengan mencoba menggunakan faktor-faktor positif seperti mengurangi waktu yang dihabiskan di tempat kerja, meningkatkan upah, menawarkan tunjangan tambahan, dan menyediakan pelatihan hubungan dan sensitivitas manusia.

Dia berpendapat bahwa orang ingin mengaktualisasikan diri mereka dengan dapat menggunakan kreativitas mereka dan bekerja pada proyek-proyek yang menantang.

Mereka membutuhkan rangsangan untuk tumbuh dan maju, sesuai dengan hirarki kebutuhan Maslow.
Faktor-faktor seperti prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan menghasilkan kepuasan kerja dan merupakan motivator kerja.

Teori Kebutuhan yang Diakuisisi dari McClelland
David McClelland dalam teori kebutuhan yang diakuisisi (Acquired-Needs Theory) mengusulkan bahwa kebutuhan spesifik seseorang diperoleh, diakuisisi, atau dipelajari dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup.

Kategori utama kebutuhan yang diakuisisi meliputi: pencapaian (achievement), afiliasi (affiliation), dan kekuasaan (power). Biasanya, satu atau dua kebutuhan ini akan dominan pada orang.

Kebutuhan akan pencapaian (achievement); Orang yang memiliki kebutuhan tinggi untuk pencapaian (nAch) berusaha untuk unggul, dan cenderung menghindari situasi berisiko rendah dan juga situasi berisiko tinggi untuk meningkatkan peluang mereka untuk mencapai sesuatu yang berharga. Orang yang berprestasi membutuhkan umpan balik yang teratur dan seringkali lebih suka bekerja sendiri atau bekerja dengan orang yang sama-sama berprestasi tinggi. Manajer harus memberikan proyek menantang dengan tujuan yang dapat dicapai pada orang yang berprestasi tinggi. Orang yang berprestasi harus sering menerima umpan balik kinerja, dan meskipun uang bukan motivator penting bagi mereka, itu adalah bentuk umpan balik yang efektif.

Kebutuhan akan afiliasi (affiliation); Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk afiliasi (nAff) menginginkan hubungan yang harmonis dengan orang lain dan perlu merasa diterima oleh orang lain. Mereka cenderung menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok kerja mereka dan lebih suka pekerjaan yang melibatkan interaksi pribadi yang signifikan. Manajer harus berusaha menciptakan lingkungan kerja yang kooperatif untuk memenuhi kebutuhan orang-orang dengan kebutuhan afiliasi yang tinggi.

Kebutuhan akan kekuasaan (power); Orang-orang dengan kebutuhan akan kekuasaan (nPow) menginginkan kekuasaan pribadi atau kekuasaan institusional. Orang yang membutuhkan kekuasaan pribadi ingin mengarahkan orang lain dan dianggap suka memerintah. Orang-orang yang membutuhkan kekuasaan institusional atau kekuatan sosial ingin mengatur orang lain untuk memajukan tujuan organisasi. Manajemen harus memberikan kesempatan kepada karyawan tersebut untuk mengelola orang lain, dengan menekankan pentingnya memenuhi tujuan organisasi.

Teori X dan Teori Y dari McGregor
Douglas McGregor adalah salah satu yang mempopulerkan pendekatan hubungan manusia dalam manajemen, dan ia terkenal karena mengembangkan Teori X dan Teori Y.

Dalam penelitiannya, yang didokumentasikan dalam bukunya "The Human Side of Enterprise" tahun 1960, McGregor menemukan bahwa walaupun banyak manajer memunculkan ide-ide yang tepat tentang motivasi pekerja, mereka sebenarnya mengikuti serangkaian asumsi tentang motivasi pekerja yang ia sebut Teori X (kadang-kadang disebut sebagai teori sistem klasik) .

Orang-orang yang percaya pada Teori X menganggap bahwa pekerja tidak menyukai dan menghindari pekerjaan jika memungkinkan, sehingga manajer harus menggunakan paksaan, ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk membuat pekerja melakukan upaya yang memadai untuk memenuhi tujuan.

Mereka berasumsi bahwa pekerja rata-rata ingin diarahkan dan lebih suka menghindari tanggung jawab, memiliki sedikit ambisi, dan menginginkan keamanan di atas segalanya. Penelitian dengan jelas menunjukkan bahwa asumsi ini tidak valid.

McGregor menyarankan serangkaian asumsi berbeda tentang perilaku manusia yang ia sebut Teori Y (kadang-kadang disebut sebagai teori hubungan manusia).

Manajer yang percaya pada Teori Y mengasumsikan bahwa karyawan pada dasarnya bukan tidak menyukai pekerjaan, tetapi ingin menganggapnya sebagai suatu yang alami, sealami bermain atau beristirahat.

Penghargaan yang paling signifikan adalah kepuasan atas penghargaan dan kebutuhan aktualisasi diri, seperti yang dijelaskan oleh Maslow.

McGregor mendesak para manajer untuk memotivasi orang berdasarkan gagasan Teori Y.

Pada tahun 1981, William Ouchi memperkenalkan pendekatan lain dalam manajemen di bukunya "Theory Z: How American Business Can Meet the Japanese Challenge".

Teori Z didasarkan pada pendekatan Jepang untuk memotivasi pekerja, yang menekankan kepercayaan, kualitas, pengambilan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.

Jika Teori X dan Teori Y menekankan bagaimana manajemen memandang karyawan, Teori Z juga menggambarkan bagaimana pekerja memandang manajemen.

Pekerja di Teori Z, diasumsikan, dapat dipercaya untuk melakukan pekerjaan mereka dengan kemampuan terbaik mereka, selama manajemen dapat dipercaya untuk mendukung mereka dan menjaga kesejahteraan mereka.

Teori Z menekankan rotasi pekerjaan, perluasan keterampilan, generalisasi daripada spesialisasi, dan perlunya pelatihan pekerja yang berkelanjutan.

Diskusi Materi

• Apa saja proses dalam manajemen sumber daya manusia proyek?
• Apa saja kebutuhan dalam Hirarki Kebutuhan menurut Abraham Maslow?
• Apakah menurut Frederick Herzberg; kerja dari rumah, kenaikan upah dan tunjangan, adanya berbagai fasilitas dan pelatihan akan memotivasi pekerja? Mengapa?
• Apa saja tipe kebutuhan yang diakuisisi menurut David McClelland?
• Apa beda cara pandang manajer terhadap pekerja dalam Teori X dan Teori Y menurut Douglas McGregor?