kelompok proses
CERITA KASUS
Erica Bell mengepalai Kantor Manajemen Proyek pada perusahaan konsultasi JWD Consulting, yang telah bertumbuh menjadi perusahaan dengan lebih dari 200 konsultan penuh waktu dan lebih banyak lagi konsultan paruh waktu – dimana JWD merupakan singkatan dari Job Well Done.
JWD Consulting menyediakan berbagai jasa konsultasi untuk membantu organisasi-organisasi dalam memilih dan mengelola proyek teknologi informasi. Perusahaan fokus pada menemukan dan mengelola proyek yang memberikan hasil besar dan mengembangkan alat ukur untuk menilai unjuk kerja dan manfaat proyek bagi organisasi setelah proyek diimplementasikan. Andalan perusahaan berupa alat ukur dan kolaborasi kerja dengan pelanggan tersebut telah memberikan kelebihan dalam hal persaingan dari kompetitor lain.
Joe Fleming, CEO perusahaan, ingin agar perusahaannya terus tumbuh dan menjadi perusahaan konsultasi kelas dunia. Dikarenakan inti bisnisnya adalah menolong organisasi lain dalam mengelola proyek, Joe merasa penting bagi JWD Consulting untuk memiliki proses-proses percontohan bagi pengelolaan proyek di dalam perusahaannya sendiri.
Dia meminta Erica untuk bekerja dengan timnya dan konsultan-konsultan lain di JWD untuk mengembangkan beberapa aplikasi situs intranet yang memungkinkan mereka untuk berbagi pengetahuan tentang manajemen proyek. Joe juga berpikir bahwa perusahaan perlu membuat beberapa informasi tersedia bagi klien perusahaan. Contohnya, perusahaan bisa menyediakan template, alat kerja, artikel, link ke situs lain, dan fitur "Tanya ke Ahlinya" dalam hal manajemen proyek untuk membangun relasi dengan klien-klien sekarang dan calon klien.
Karena JWD Consulting yakin pentingnya memilih proyek yang memberikan hasil besar, Joe ingin melihat beberapa kasus bisnis sebelum proyek ini dijalankan.
Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe
Diskusi Kasus
- Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
- Apa proyek yang ingin dicanangkan oleh JWD Consulting? Siapa sponsor proyek tersebut?
- Bagaimana langkah-langkah untuk mewujudkan proyek tersebut?
KELOMPOK PROSES
Proses merupakan sekelompok aksi dan kegiatan yang saling terkait yang dilakukan untuk mencapai produk, layanan, atau hasil yang direncanakan sebelumnya. Manajemen proyek melibatkan beberapa kelompok proses yang saling terkait, yaitu: pemulaan (initiating), perencanaan (planning), pelaksanaan (executing), pengawasan dan pengontrolan (monitoring and controlling), dan penutupan (closing).
- Proses pemulaan (initiating) melibatkan kegiatan untuk mendefinisikan dan memulai proyek atau fase proyek.
- Proses perencanaan (planning) melibatkan merencanakan dan memelihara skema yang bisa dipakai untuk memastikan proyek terlaksana dan bisa memenuhi kebutuhan organisasi, didalamnya biasa termasuk beberapa rencana, seperti rencana manajemen cakupan proyek, rencana manajemen skedul, rencana manajemen biaya, dan rencana manajemen pengadaan.
- Proses pelaksanaan (executing) melibatkan kegiatan untuk mengkoordinasi orang dan sumberdaya lain untuk menjalankan berbagai rencana dan kegiatan membuat produk, layanan, atau hasil proyek atau fase proyek.
- Proses pengawasan dan pengontrolan (monitoring and controlling) melibatkan mengukur dan mengawasi perkembangan jalannya proyek secara berkala untuk memastikan tim proyek mencapai tujuan proyek. Manajer proyek melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap rencana yang telah dibuat dan melakukan tindakan perbaikan ketika diperlukan.
- Proses penutupan (closing) melibatkan mensahkan atau melegalkan penerimaan akan hasil proyek ataupun fase proyek dan mengakhiri proyek secara efisien.
Biasanya, kegiatan-kegiatan proses pelaksanaan (executing) membutuhkan paling banyak sumberdaya dan waktu, diikuti berikutnya oleh kegiatan-kegiatan proses perencanaan (planning).
Kegiatan-kegiatan proses pemulaan (initiating) dan penutupan (closing) biasanya paling membutuhkan sedikit waktu dan sumberdaya. Tapi setiap proyek adalah unik, sehingga alokasi waktu dan sumberdaya pada setiap proyek bisa berbeda-beda.
Memetakan kelompok-kelompok proses manajemen proyek kedalam 10 area pengetahuan manajemen proyek (integrasi, cakupan, waktu, biaya, kualitas, SDM, komunikasi, resiko, pengadaan, stakeholder) memberikan gambaran besar mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang terlibat dalam manajemen proyek. Berdasarkan panduan PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang dikeluarkan oleh PMI (Project Management Institute), terdapat 47 proses yang perlu dipahami dan dilakukan manajer proyek dan tim proyeknya dalam mengelola suatu proyek.
Diskusi Materi
- Apa saja kelompok proses dalam manajemen proyek?
- Tuliskan kembali proses-proses pada setiap area pengetahuan manajemen proyek!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar