integrasi proyek, seleksi proyek, analisa finansial
CERITA KASUS
Nick Carson baru-baru ini diangkat sebagai Manajer Proyek di perusahaan bioteknologi di Silicon Valley. Proyek yang ditangani termasuk membuat hardware dan software untuk instrumen pengurutan DNA yang dipakai dalam penyusunan dan analisa genetik manusia. Proyek ini merupakan pencapaian terbesar perusahaan, dan mempunyai potensi besar dalam meningkatkan pertumbuhan dan pendapatan bagi perusahaan.
Sayangnya, ada beberapa masalah dalam pengelolaan proyek besar ini. Proyek telah berjalan di tahun ketiganya dan telah berganti pengelolaan di bawah tiga manajer proyek. Nick adalah pengembang software senior di proyek ini sebelum manajemen puncak menunjuknya sebagai manajer proyek.
CEO perusahaan meminta Nick melakukan apapun yang dibutuhkan untuk menghasilkan versi pertama dari software pengurutan DNA dalam empat bulan dan versi produksi dalam sembilan bulan. Proses negosiasi akuisisi dengan perusahaan lebih besar mendorong manajemen puncak untuk secepatnya menyelesaikan proyek ini.
Sangat energik dan intelek, Nick mempunyai latar belakang teknis untuk menyukseskan proyek. Dia membenamkan diri dalam masalah teknis dan menemukan beberapa kesalahan fatal yang terus membuat instrumen penyusunan DNA itu tidak bekerja. Selain itu, dia juga mengalami berbagai kesulitan dalam perannya sebagai manajer proyek.
Biarpun akhirnya Nick dan timnya berhasil menghasilkan produk pada waktunya, manajemen puncak marah karena Nick tidak fokus dalam mengelola semua aspek dalam proyek. Dia tidak pernah menyediakan mereka jadwal yang akurat ataupun rencana detail tentang apa yang berlangsung di dalam proyek.
Bukannya melakukan fungsi sebagai manajer proyek, Nick malah mengambil peran sebagai perangkai dan pemecah masalah mengenai software. Tetapi Nick tidak mengerti komplain manajemen puncak tentangnya, dia kan telah menyelesaikan produk yang diminta.
Apakah mereka tidak mengerti betapa berharganya dia?
Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe
Diskusi Kasus
- Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
- Apakah Nick telah menyelesaikan tugas yang diberikan CEO perusahaan? Apa tugas tersebut?
- Apa alasan dibalik kemarahan CEO perusahaan terhadap Nick?
- Menurut anda, apa yang semestinya Nick lakukan sewaktu diberikan posisi sebagai manajer proyek?
INTEGRASI PROYEK
Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua area pengetahuan proyek lainnya sepanjang siklus hidup proyek untuk memastikan semua elemen proyek menyatu pada waktu yang tepat dan proyek selesai dengan sukses.
Menurut PMBOK, terdapat 6 proses dalam manajemen integrasi proyek:
- Membuat piagam proyek, melibatkan kegiatan bersama stakeholder untuk membuat dokumen piagam proyek yang secara formal mengotorisasi dimulainya proyek.
- Membuat rencana manajemen proyek, melibatkan koordinasi semua upaya perencanaan untuk membuat sebuah dokumen rencana manajemen proyek yang konsisten dan koheren.
- Mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek, melibatkan mewujudkan rencana manajemen proyek dengan melaksanakan aktivitas-aktivitas didalamnya.
- Mengawasi dan mengontrol pekerjaan proyek, melibatkan pengawasan aktivitas-aktivitas agar memenuhi tujuan unjuk hasil proyek.
- Melakukan kontrol perubahan terintegrasi, melibatkan identifikasi, evaluasi, dan mengelola perubahan sepanjang siklus hidup proyek.
- Menutup proyek atau fase, melibatkan penyelesaian semua aktivitas untuk secara formal menutup proyek atau fase proyek.
Manajemen integrasi proyek dianggap merupakan kunci kesuksesan suatu proyek, karena:
- seseorang harus mengambil tanggungjawab dalam mengkoordinasi orang-orang, rencana-rencana, dan pekerjaan-pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
- seseorang harus berfokus pada gambaran besar proyek dan mengarahkan tim proyek untuk penyelesaian proyek yang sukses
- seseorang harus membuat keputusan akhir saat muncul konflik mengenai tujuan proyek ataupun yang berhubungan dengan orang
- seseorang harus mengkomunikasikan informasi proyek yang penting ke manajemen puncak.
Tanggungjawab ini merupakan tugas manajer proyek yang fungsi utamanya untuk melaksanakan semua hal diatas dalam manajemen integrasi proyek.
PERENCANAAN STRATEGIS DAN SELEKSI PROYEK
Langkah pertama dalam manajemen proyek adalah menentukan proyek apa yang akan dilaksanakan dengan menggunakan metode yang realistik dalam menyeleksi berbagai pilihan proyek yang bisa dilakukan kemudian menformalisasi pemulaan proyek yang dipilih dalam dokumen piagam proyek.
Seorang pemimpin yang berhasil melihat pada gambaran besar atau rencana strategis dari organisasi dalam menentukan proyek mana yang akan memberikan nilai manfaat paling tinggi.
Perencanaan strategis melibatkan penetapan tujuan jangka panjang organisasi dengan cara menganalisa kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari peluang dan ancaman dalam lingkungan bisnis, memprediksi tren masa depan, dan memperkirakan kebutuhan akan produk atau layanan baru. Perencanaan strategis memberikan informasi penting dalam membantu organisasi mengidentifikasi dan kemudian memilih proyek yang potensial.
Salah satu teknik yang dikenal dalam perencanaan strategis adalah analisa SWOT yang melakukan analisa terhadap Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) yang digunakan dalam perencanaan strategis.
Dalam proses perencanaan strategis suatu organisasi, biasanya akan dihadapkan pada beberapa proyek potensial dimana organisasi perlu memilah dari beberapa proyek potensial tersebut menjadi satu proyek yang paling memberikan manfaat. Organisasi sering mengandalkan manajer proyek berpengalaman untuk membantu organisasi dalam keputusan seleksi proyek.
Seleksi proyek bukanlah suatu ilmu eksak dan banyak pendekatan tersedia dalam membantu proses seleksi proyek, misalnya:
- Fokus pada kebutuhan luas organisasi
- Kategorisasi proyek TI
- Melakukan analisa Nett Present Value (NPV) dan analisa finansial lainnya
- Menggunakan model penilaian berbobot (weighted scoring model)
- Mengimplementasikan balanced score card
Dalam prakteknya, banyak organisasi menggunakan kombinasi dari beberapa pendekatan diatas dalam memilah proyek. Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan, dan merupakan wewenang manajemen untuk memakai pendekatan terbaik sesuai dengan organisasinya.
ANALISA FINANSIAL PROYEK
Pertimbangan finansial merupakan aspek penting dalam proses seleksi proyek, baik saat ekonomi yang menantang maupun saat ekonomi yang sedang bertumbuh.
Tiga metoda utama dalam menggambarkan nilai finansial dari proyek-proyek adalah: analisa nilai bersih sekarang (nett present value), pengembalian investasi (return on investment), dan analisa pengembalian investasi (payback).
Dikarenakan manajer proyek sering berurusan dengan eksekutif bisnis, manajer proyek perlu mengerti bagaimana berbicara dalam bahasa bisnis, yang biasanya diartikan perlu mengerti beberapa konsep finansial.
Analisa NPV dilakukan untuk menghitung laba bersih atau rugi bersih yang diperkirakan secara keuangan dari proyek dengan mengubah besar nilai manfaat dan biaya ke patokan waktu sekarang mengunakan faktor koreksi. Organisasi akan mengharapkan proyek dengan nilai NPV yang positif dan cenderung memilih melaksanakan proyek yang nilai NPV-nya lebih tinggi diantara proyek-proyek lainnya.
Untuk analisa NPV, kita perlu mengasumsikan tingkat atau persentase koreksi tertentu dalam mengoreksi arus kas. Persentase koreksi ini tidak hanya memasukkan pertimbangan nilai waktu dari uang, tapi juga risiko ketidakpastian arus kas di masa mendatang. Semakin tinggi ketidakpastian arus kas, maka semakin tinggi juga persentase koreksi.
Analisa ROI (return on investment) dihitung dengan mengurangkan manfaat terkoreksi kumulatif dengan biaya terkoreksi kumulatif kemudian dibagi dengan biaya terkoreksi kumulatif, dimana hasilnya dalam bentuk persentase. Sebuah organisasi cenderung memilih proyek dengan nilai ROI yang positif dan lebih besar diantara proyek-proyek lainnya.
Analisa Payback dilakukan untuk mencari payback period atau waktu yang diperlukan untuk mendapatkan pengembalian investasi, dimana manfaat terkoreksi kumulatif dikurang biaya terkoreksi kumulatif akan berubah dari bernilai negatif menjadi bernilai positif. Organisasi cenderung memilih proyek dengan payback period yang paling cepat diantara proyek-proyek lainnya.
Diskusi Materi
- Apa saja proses dalam manajemen integrasi proyek?
- Apa saja pendekatan dalam proses seleksi proyek?
- Apa saja analisa finansial dalam seleksi proyek?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar