LN05 - Bab 05 Manajemen Cakupan Proyek

Kata kunci:
cakupan proyek, struktur rincian pekerjaan, work breakdown structure, WBS




CERITA KASUS
Kim Nguyen sedang memimpin rapat untuk menyusun Struktur Rincian Pekerjaan (work breakdown structure / WBS) untuk proyek peningkatan teknologi informasi di perusahaan. Proyek ini diperlukan karena beberapa prioritas tinggi aplikasi berbasis internet yang sedang dikembangkan perusahaan.

Proyek peningkatan teknologi informasi mencakup pembuatan dan implementasi rencana agar semua aset teknologi informasi karyawan memenuhi standar baru perusahaan dalam waktu sembilan bulan. Standar ini berisi persyaratan minimum untuk setiap komputer meja dan laptop, termasuk tipe prosesor, jumlah memori, ukuran hard disc, tipe koneksi jaringan, dan software.

Kim tahu bahwa untuk menjalankan proses peningkatan, tim proyek pertama-tama harus membuat daftar detail hardware, jaringan, dan software yang ada sekarang di seluruh perusahaan dengan 2.000 karyawan ini. Kim telah bekerja dengan pemangku kepentingan lain untuk membuat piagam proyek dan pernyataan cakupan awal.

Piagam proyek berisi taksiran kasar biaya dan jadwal proyek dan tandatangan dari para pemangku kepentingan, pernyataan cakupan awal menyediakan pijakan awal mengenai hardware, software, dan jaringan yang diperlukan beserta informasi lain yang berhubungan dengan cakupan proyek.

Kim mengadakan rapat dengan tim proyeknya dan pemangku kepentingan lainnya untuk mendefinisikan lebih lanjut tentang cakupan proyek. Dia ingin mengetahui pandangan setiap orang tentang apa saja yang termasuk dalam proyek, siapa yang melakukan tugas tertentu, dan bagaimana mereka bisa menghindari jebakan cakupan proyek.

CEO baru perusahaan, Walter Schmidt, diketahui sangat memperhatikan proyek-proyek penting. Perusahaan telah menggunakan sistem informasi pengelolaan proyek baru ya membisakan semua orang mengetahui status proyek secara detail maupun secara rangkuman.

Kim tahu bahwa WBS yang bagus merupakan dasar bagi unjuk kerja pengelolaan cakupan, waktu, dan biaya proyek, tapi dia belum pernah memimpin sebuah tim dalam membuat sebuah alokasi biaya berdasarkan WBS.

Darimana dia harus memulainya?

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe

Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Apa yang dilakukan Kim untuk mendefinisikan cakupan proyek?
• Apa yang perlu dilakukan Kim untuk menyusun WBS?

CAKUPAN PROYEK
Banyak faktor yang berhubungan dengan kesuksesan proyek, seperti keterlibatan pengguna, tujuan bisnis yang jelas, dan cakupan yang teroptimasi; merupakan elemen dari manajemen cakupan proyek.
Aspek yang sangat penting dan sulit dalam manajemen proyek adalah mendefinisikan cakupan dari proyek.

Cakupan merujuk kepada semua kerja yang terlibat dalam menghasilkan produk akhir pada proyek dan semua proses yang digunakan dalam menghasilkan produk akhir tersebut.

Produk antara (deliverables) adalah produk yang dihasilkan berkenaan dengan proyek. Produk antara (deliverables) bisa berhubungan dengan benda, misalnya sebuah perangkat keras (hardware) atau perangkat lunak (software); maupun berhubungan dengan proses, misalnya dokumen perencanaan atau catatan rapat.

Pemangku kepentingan (stakeholder) proyek harus menyetujui apa produk akhir dari proyek, dan pada keadaan tertentu, mereka harus setuju bagaimana produk akhir dari proyek tersebut dihasilkan untuk melingkupi semua produk antara (deliverables).

Manajemen cakupan proyek melibatkan proses-proses untuk mendefinisikan dan mengontrol pekerjaan apa saja yang termasuk atau tidak termasuk dalam proyek, yang bertujuan meyakinkan bahwa tim proyek dan pemangku kepentingan mempunyai pengertian yang sama tentang produk akhir apa saja yang akan dihasilkan proyek dan proses apa saja yang akan digunakan tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut.

Manajemen cakupan proyek mempunyai enam proses, yaitu:

• Merencanakan manajemen cakupan, melibatkan bagaimana cakupan dan kebutuhan proyek akan dikelola. Tim proyek bekerja bersama pemangku kepentingan untuk menghasilkan Rencana Manajemen Cakupan dan Rencana Manajemen Kebutuhan.
• Mengumpulkan daftar kebutuhan, melibatkan pendefinisian dan dokumentasi fitur dan fungsi dari produk akhir, dan juga proses-proses yang digunakan untuk menghasilkan produk akhir. Tim proyek membuat Dokumen Kebutuhan dan Matriks Keterlacakan Kebutuhan (requirements traceability matrix) sebagai hasil dari proses mengumpulkan daftar kebutuhan.
• Mendefinisikan cakupan, melibatkan mengulas kembali rencana manajemen cakupan, piagam proyek, dokumen kebutuhan, dan aset proses organisasi untuk membuat pernyataan cakupan (scope statement), dan melibatkan penambahan informasi sejalan kejelasan kebutuhan dan persetujuan atas permintaan perubahan. Hasil dari proses mendefinisikan cakupan adalah Peryataan Kebutuhan Proyek dan pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.
• Membuat struktur rincian pekerjaan atau WBS (work breakdown structure), melibatkan membagi-bagi produk utama proyek menjadi komponen lebih kecil dan bisa dikelola. Hasil proses ini berupa acuan cakupan (termasuk didalamnya WBS dan kamus WBS) dan pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.
• Menvalidasi cakupan, melibatkan mensahkan penerimaan atas produk antara (deliverables) proyek. Pemangku kepentingan proyek kunci, seperti pelanggan dan sponsor proyek melakukan inspeksi dan menerima secara sah/formal produk-produk antara proyek selama proses ini. Jika produk antara (deliverables) tidak bisa diterima, pelanggan dan sponsor biasanya meminta perubahan-perubahan. Hasil dari proses ini adalah produk antara yang diterima, permintaan perubahan, informasi unjuk kerja, dan pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.
• Mengontrol cakupan, melibatkan kontrol terhadap perubahan cakupan proyek selama masa umur proyek, yang merupakan sebuah tantangan besar pada banyak proyek TI. Perubahan pada cakupan sering mempengaruhi kemampuan tim proyek untuk memenuhi target waktu dan biaya proyek, sehingga manajer proyek mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya pada perubahan cakupan. Hasil dari proses ini adalah informasi unjuk kerja, permintaan perubahan, dan pembaharuan pada rencana manajemen proyek, pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek, dan pembaharuan pada aset proses organisasi.

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN / WBS
Setelah mengumpulkan daftar kebutuhan dan mendefinisikan cakupan, proses berikutnya adalah membuat Struktur Rincian Pekerjaan atau WBS (work breakdown structure).

Struktur Rincian Pekerjaan atau WBS merupakan pengelompokan pekerjaan dalam proyek dengan berorientasi pada produk antara (deliverabels) yang jikalau kelompok-kelompok pekerjaan tersebut digabungkan akan merupakan keseluruhan cakupan proyek.

Dikarenakan kebanyakan proyek melibatkan banyak orang dan berbagai produk antara, penting untuk mengorganisasi dan membagi pekerjaan menjadi potongan-potongan logis berdasarkan bagaimana pekerjaan tersebut akan dilakukan.

WBS merupakan dokumen dasar dari manajemen proyek karena WBS memberikan dasar dalam perencanaan dan pengelolaan skedul, biaya, sumberdaya, dan perubahan proyek.

Dikarenakan WBS mendefinisikan keseluruhan cakupan proyek, beberapa ahli manajemen proyek menekankan bahwa suatu pekerjaan tidak boleh dilakukan jika tidak termasuk dalam WBS. Oleh karenanya, sangat penting untuk mengembangkan WBS yang lengkap.

Rencana Manajemen Cakupan, Penyataan Cakupan, Dokumentasi Kebutuhan proyek, berbagai faktor lingkungan perusahaan, dan aset proses organisasi merupakan masukkan utama dalam pembuatan WBS.

Alat kerja atau teknik utama pembuatan WBS adalah dekomposisi, yaitu membagi-bagi produk antara (deliverables) proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.

WBS sering digambarkan sebagai bagan pohon aktivitas yang berorientasi pada tugas, serupa dengan bagan struktur organisasi. Tim proyek biasanya menyusun WBS sesuai dengan produk proyek, fase proyek, atau kelompok proses manajemen proyek.

Banyak orang suka menyusun WBS dalam bentuk bagan disaat awal untuk membantu mereka memvisualisasi keseluruhan proyek dan semua bagian utamanya.

Selain bentuk bagan, WBS juga bisa disusun berdasarkan fase atau tahapan proyek, baik dalam bentuk bagan maupun tabel yang disusun dalam beberapa tingkatan atau level. Level paling atas berisi nama keseluruhan dari proyek.

Level paling bawah berisi paket pekerjaan (work package) yang mewakili tingkatan pekerjaan yang perlu dimonitor dan dikontrol manajer proyek. Paket pekerjaan berhubungan dengan akuntabilitas dan pelaporan.

Jika proyek mempunyai jangka waktu relatif singkat dan memerlukan laporan perkembangan mingguan, paket perkejaan mungkin mewakili pekerjaan yang diselesaikan dalam satu minggu atau kurang. Jika proyek mempunyai jangka waktu yang sangat panjang dan memerlukan laporan perkembangan tiga bulanan, paket pekerjaan mungkin mewakili pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu satu bulan atau lebih.

Paket pekerjaan juga bisa berupa pengadaan produk spesifik, seperti barang yang dibeli dari sumber luar. Paket pekerjaan semestinya didefinisikan pada level atau tingkatan yang benar sehingga manajer proyek bisa dengan jelas membuat perkiraan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya, memperkirakan biaya semua sumberdaya yang diperlukan, dan mengevaluasi kualitas dari hasil pekerjaan saat paket pekerjaan tersebut selesai dilakukan.

Pertimbangan lain dalam pembuatan WBS adalah bagaimana mengorganisasi WBS untuk memberikan dasar bagi skedul proyek. Manajer proyek mesti fokus pada pekerjaan yang perlu dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut akan dilakukan, bukannya fokus pada kapan pekerjaan akan dilakukan. Dimana tugas-tugas tidak perlu dikembangkan sebagai langkah-langkah berurutan.

Jika memerlukan aliran kerja berdasarkan waktu, manajer proyek bisa membuat WBS menggunakan kelompok proses inisiasi, perencanaan, eksekusi, pengawasan dan pengontrolan, dan penutupan pada level 2 pada WBS. Dengan melakukan ini, tidak hanya tim proyek mengikuti praktek manajemen proyek yang baik, WBS juga bisa lebih mudah dipetakan terhadap waktu.

Ada beberapa pendekatan dalam penyusunan WBS, yaitu:

• Menggunakan panduan (guidelines) - Banyak organisasi menyediakan panduan (guidelines) dan kerangka (templates) penyusunan WBS, biasanya juga tersedia contoh-contoh WBS dari proyek-proyek terdahulu. Jika panduan pembuatan WBS tersedia, sangat penting agar panduan pembuatan WBS ini diikuti.

• Menggunakan pendekatan analogi - Dalam pendekatan analogi, WBS dari proyek-proyek sejenis digunakan sebagai titik permulaan penyusunan WBS proyek baru. Beberapa organisasi menyimpan kumpulan WBS dan dokumen-dokumen proyek terdahulu untuk membantu orang yang terlibat dalam proyek baru. Meninjau berbagai contoh WBS proyek akan membantu manajer proyek dalam memahami berbagai cara dalam menyusun WBS.

• Menggunakan pendekatan penyusunan atas ke bawah (top-down) - Pendekatan top-down dimulai dari potongan pekerjaan terbesar proyek, kemudian memecahnya kedalam potongan lebih kecil. Proses ini melibatkan pendefinisian pekerjaan ke tingkatan yang lebih detail. Setelah menyelesaikan proses pendetailan pekerjaan, semua sumberdaya harus ditempatkan pada level paket pekerjaan . Pendekatan top-down cocok bagi manajer proyek yang mempunyai wawasan luas teknis dan perpekstif gambaran-besar terhadap proyek.

• Menggunakan pendekatan penyusunan bawah ke atas (bottom-up) - Dalam pendekatan bottom-up, anggota tim pertama-tama melakukan identifikasi sebanyak mungkin tugas-tugas spesifik yang berhubungan dengan proyek, kemudian menggabungkan tugas-tugas spesifik tersebut dan mengorganisasi tugas-tugas spesifik tersebut dalam rangkuman aktivitas, atau menjadi level yang lebih tinggi dalam WBS. Pendekatan bottom-up bisa sangat memakan waktu, tapi bisa juga merupakan cara yang efektif untuk menyusun WBS. Manajer proyek sering menggunakan pendekatan bottom-up ini pada proyek yang melibatkan sistem atau pendekatan yang seluruhnya baru dalam melakukan kerja, atau pendekatan ini bisa digunakan untuk menjalin kedekatan dan sinergi dengan tim proyek.

• Menggunakan pendekatan pemetaan pikiran (mind-mapping) - Mind-mapping merupakan teknik yang menggunakan cabang-cabang yang muncul dari ide inti untuk mengarahkan pikiran dan ide. Daripada menuliskan ide-ide dalam bentuk daftar atau tergesa-gesa mencoba membuat struktur tugas, mid=mapping membolehkan orang untuk menulis atau bahkan menggambar idenya dalam format tak linear. Pendekatan mind-mapping yang lebih visual dan dengan struktur tak kaku dalam mendefinisikan dan kemudian mengelompokkan tugas-tugas bisa membebaskan kreatifitas anggota tim; juga meningkatkan partisipasi dan moral anggota tim proyek. 

Diskusi Materi

• Apa saja proses-proses pada manajemen cakupan proyek?
• Apa yang dimaksud dengan struktur rincian pekerjaan atau WBS?
• Apa saja acuan dalam penyusunan WBS?
• Apa yang dimaksud dengan paket pekerjaan?
• Apa saja pendekatan dalam penyusunan WBS?