LN06 - Bab 06 Manajemen Waktu Proyek

Kata kunci:
manajemen waktu, CPM, jalur kritis, PERT


CERITA KASUS
Sue Johnson adalah seorang manajer proyek pada perusahaan konsultasi yang dikontrak untuk menyediakan sebuah sistem registrasi online pada sebuah perguruan tinggi setempat. Sistem ini sudah harus bisa beroperasi pada 1 Mei sehingga mahasiswa bisa menggunakannya untuk registrasi pada semester berikutnya.

Kontrak perusahaannya mempunyai klausul penalti yang kaku jika sistem tersebut belum siap sampai waktu yang dijanjikan, dan Sue dan timnya akan dapat bonus jika memberikan kinerja yang bagus dan memenuhi jadwal dalam proyek ini.

Sue tahu bahwa tanggung jawabnya adalah untuk memenuhi skedul proyek dan mengelola cakupan, biaya, dan harapan akan kualitas.

Dia dan timnya membuat jadwal/skedul detail dan diagram jaringan untuk membantu mengelola proyek.

Membuat jadwal ternyata merupakan bagian yang mudah, menjaga proyek tetap sesuai jadwal yang lebih sulit.

Mengelola masalah antar orang yang terlibat, dan menyelesaikan konflik antar jadwal merupakan dua tantangan besar lainnya.

Banyak karyawan perguruan tinggi yang mengambil cuti tak terjadwal sehingga melewatkan atau memaksa dilakukan penjadwalan ulang rapat koordinasi proyek.

Perubahan-perubahan ini membuat tim proyek sulit untuk mengikuti jadwal yang telah direncanakan untuk sistem karena tim perlu mendapat tandatangan persetujuan di berbagai tahapan dalam siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle / SDLC).

Seorang programer senior dari tim proyek Sue berhenti, dan Sue tahu dibutuhkan waktu tambahan bagi programer pengganti untuk mengejar agar bisa menyesuaikan dengan kondisi terakhir pengembangan software. Ini masih dalam tahap permulaan awal proyek, tetapi Sue tahu bahwa mereka telah terlambat dari jadwal.

Apa yang mesti dia lakukan untuk mencapai target operasional sistem tanggal 1 Mei?

Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe

Diskusi Kasus

• Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
• Apa tantangan terbesar yang Sue hadapi dalam proyek diatas?

PENTINGNYA SKEDUL PROYEK
Manajer proyek sering menghubungkan penyelesaian proyek sesuai target waktu sebagai tantangan terbesar mereka dan juga merupakan penyebab utama konflik.
Mungkin alasan mengapa masalah penjadwalan sangat sering dijumpai adalah karena waktu sangat mudah diukur dan diingat.

Kita bisa memberikan berbagai alasan tentang melencengnya cakupan proyek dan pembengkakan biaya proyek; kemudian menyesuaikan nilai cakupan dan biaya yang terjadi sebenarnya agar tak beda jauh dengan cakupan dan biaya perkiraan.

Tetapi sekali skedul proyek ditentukan, orang akan ingat tanggal perkiraan penyelesaian proyek, dan setiap orang bisa secara cepat memperkirakan performa skedul dengan cara mengurangkan waktu perkiraan awal dengan berapa lama waktu sebenarnya untuk menyelesaikan proyek.
Hal ini sering dilakukan tanpa memasukkan pertimbangan tentang berbagai perubahan yang disetujui dalam proyek.

Waktu merupakan variabel yang mempunyai fleksibilitas paling rendah. Waktu tetap berlalu apapun yang terjadi dalam proyek.

Gaya kerja individu dan perbedaan budaya bisa juga menimbulkan konflik skedul.

Sebagian orang lebih menyukai skedul terinci dan penekanan pada penyelesaian tugas. Yang lain lebih suka membiarkan skedul bebas dan fleksibel.

Pada berbagai budaya yang berbeda, bahkan dalam satu negara yang sama, bisa mempunyai perbedaan pandangan terhadap skedul. Misalnya, pada beberapa negara, bisnis tutup beberapa jam setiap sore untuk berehat sore. Negara-negara mempunyai hari libur yang berbeda, yang berarti tidak ada kerja yang bisa dilakukan pada waktu-waktu tertentu setiap tahunnya.

Berbagai budaya juga mempunyai persepsi tentang etika kerja yang berbeda, beberapa menghargai nilai kerja keras dan skedul ketat, sementara yang lain menghargai nilai kemampuan untuk tetap santai dan fleksibel.

Dengan berbagai kemungkinan konflik skedul, pentinglah bagi manajer proyek untuk menerapkan manajemen waktu proyek yang baik.

Manajemen waktu proyek melibatkan proses-proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek dari sisi waktu.

Ada tujuh proses dalam manajemen waktu proyek:

• Merencanakan manajemen skedul, melibatkan penetapan ketentuan-ketentuan, prosedur, dan dokumentasi yang akan digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan skedul proyek. Keluaran utama proses ini adalah Rencana Manajemen Skedul.
• Mendefinisikan aktivitas-aktivitas, melibatkan pengidentifikasian aktivitas-aktivitas spesifik proyek yang perlu dilakukan tim proyek dan pemangku kepentingan proyek untuk menghasilkan produk antara (deliverables). Aktivitas atau tugas sebagai elemen pekerjaan umumnya ditemukan dalam Struktur Rincian Pekerjaan atau work breakdown structure (WBS) yang memerlukan masukkan beberapa atribut seperti: durasi, biaya, dan sumberdaya yang diharapkan. Keluaran utama proses ini adalah daftar aktivitas, atribut aktivitas, daftar milestone, dan pembaharuan rencana manajemen proyek.
• Mengurutkan aktivitas-aktivitas, melibatkan identifikasi dan dokumentasi hubungan antara berbagai aktivitas proyek. Keluaran utama proses ini termasuk diagram jaringan skedul proyek dan pembaharuan dokumen proyek.
• Mengestimasi sumberdaya aktivitas, melibatkan memperkirakan berapa banyak sumberdaya orang, peralatan, dan bahan yang perlu digunakan tim proyek untuk mengerjakan aktivitas proyek. Keluaran utama proses ini adalah kebutuhan sumberdaya aktivitas, struktur rincian sumberdaya, dan pembaharuan dokumen proyek.
• Mengestimasi durasi aktivitas-aktivitas, melibatkan mengestimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing aktivitas. Keluaran proses ini termasuk estimasi durasi aktivitas dan pembaharuan dokumen proyek.
• Membuat skedul, melibatkan analisa urutan aktivitas, estimasi sumberdaya aktivitas, dan durasi aktivitas untuk membuat skedul proyek. Keluaran proses ini adalah panduan skedul, skedul proyek, data skedul, kalender proyek, pembaharuan rencana manajemen proyek, dan pembaharuan dokumen proyek.
• Mengontrol skedul, melibatkan pengontrolan dan pengelolan perubahan pada skedul proyek. Keluaran proses ini berupa informasi performa pekerjaan, perkiraan skedul, permintaan perubahan, pembaharuan rencana manajemen proyek, pembaharuan dokumen proyek, dan pembaharuan aset proses organisasi.

CRITICAL PATH METHOD (CPM)
Banyak proyek gagal memenuhi skedul yang diharapkan.

Critical Path Method (CPM) / metoda jalur kritis atau juga disebut critical path analysis merupakan teknik diagram jaringan yang bisa dipakai untuk memprediksi durasi total proyek.

CPM merupakan alat kerja penting dalam membantu manajer proyek melawan skedul yang melewati perencanaan.

Jalur kritis suatu proyek merupakan serangkaian aktivitas yang menentukan waktu tercepat suatu proyek bisa diselesaikan. Jalur kritis ini merupakan jalur terpanjang dalam diagram jaringan dan mempunyai paling sedikit waktu lebih (slack).

Slack/float adalah sejumlah waktu dimana aktivitas bisa ditunda pengerjaannya tanpa menunda aktivitas selanjutnya ataupun menunda waktu penyelesaian proyek.

Secara normal, beberapa tugas dikerjakan secara bersamaan dalam proyek, dan kebanyakan proyek mempunyai beberapa jalur melalui diagram jaringan.

Jalur terpanjang atau jalur dimana tugas kritis berada merupakan penentu tanggal penyelesaian proyek.

Proyek tidak selesai sampai semua tugas diselesaikan.

Untuk menemukan jalur kritis proyek, pertama-tama harus dikembangkan diagram jaringan yang bagus, yang memerlukan daftar aktivitas yang bagus dari Daftar Rincian Pekerjaan atau work breakdown structure (WBS).

Setelah diagram jaringan dibuat, harus diperkirakan durasi setiap aktivitas untuk menentukan jalur kritis.

Menghitung jalur kritis melibatkan menambah durasi semua aktivitas pada setiap jalur dari diagram jaringan. Jalur terpanjang tersebut merupakan jalur kritis.

Biarpun jalur kritis merupakan jalur terpanjang, jalur kritis ini mewakili waktu paling sedikit yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Jika satu atau lebih aktivitas pada jalur kritis membutuhkan waktu lebih banyak dari waktu rencana, keseluruhan skedul proyek akan tergeser, kecuali manajer proyek mengambil tindakan koreksi.


PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE (PERT)
Ketika terdapat ketaktentuan yang tinggi mengenai perkiraan durasi aktivitas, analisa jaringan PERT bisa dipakai untuk mengestimasi durasi proyek.

PERT memasukkan perkiraan durasi rata-rata terbobot (weighted average duration) ke dalam analisa CPM. Pendekatan ini dikembangkan hampir bersamaan masanya dengan CPM, yaitu akhir 1950 an, dan juga memakai diagram jaringan.

PERT memakai estimasi durasi probabilitik, dimana durasi diestimasi memakai perkiraan durasi optimis (optimistic) dimana kondisi proyek sangat mendukung, durasi paling mungkin terjadi (most likely) dimana kondisi proyek biasa saja, dan durasi pesimis (pessimistic) dimana kondisi proyek tidak mendukung; berbeda dengan penggunaan satu durasi spesifik atau satu waktu diskrit seperti pada CPM.

Untuk menggunakan PERT, durasi setiap aktivitas dalam proyek dihitung dengan durasi rata-rata terbobot.

Dengan menggunakan durasi rata-rata terbobot PERT untuk memperkirakan durasi setiap aktivitas, perkiraan durasi total proyek memasukkan pertimbangan risiko atau ketaktentuan dari perkiraan setiap aktivitas.

Kelebihan utama dari PERT adalah metoda ini mencoba memperhitungkan risiko dalam perkiraan durasi. Dikarenakan banyak proyek melebihi skedul yang diperkirakan, PERT bisa membantu dalam pembuatan skedul yang lebih realistik.

Kekurangan utama PERT adalah metoda ini melibatkan lebih banyak kerjaan dari CPM karena perlu mengestimasi beberapa durasi, dan ada metoda probabilistik lain yang lebih baik dalam menganalisa risiko skedul.

Diskusi Materi

• Apa saja proses dalam manajemen waktu proyek?
• Apa yang dimaksud dengan jalur kritis dalam metoda CPM?
• Apa kelebihan dan kekurangan penggunaan metoda PERT dalam mengestimasi durasi total proyek?