manajemen biaya, earned value management, EVM
CERITA KASUS
Juan Gonzales adalah analis sistem dan spesialis jaringan pada Departemen Pekerjaan Air di salah satu kota besar di Meksiko. Dia senang bekerja membantu kota mengembangkan infrastrukturnya.
Tujuan karir dia berikutnya adalah menjadi manajer proyek sehingga dia bisa mempunyai pengaruh yang lebih besar.
Salah seorang rekannya mengundang dia menghadiri rapat penting tentang peninjauan proyek-proyek besar pemerintah, termasuk proyek Surveyor Pro, yang paling diminati Juan.
Proyek Surveyor Pro merupakan konsep untuk mengembangkan sistem informasi andal yang meliputi sistem ahli (expert system), basis data berorientasi obyek (object-oriented databases), dan komunikasi nirkabel (wireless communications). Sistem ini akan secara cepat menyediakan informasi berbasis geografis untuk membantu surveyor pemerintah dalam melakukan kerja mereka.
Contohnya, setelah surveyor menyentuh peta pada layar alat genggam, sistem akan meminta surveyor memilih jenis informasi yang dibutuhkannya pada area tersebut. Sistem ini akan membantu perencanaan dan implementasi berbagai proyek, dari penanaman kabel fiber-optic sampai pemasangan pipa air.
Tetapi Juan sangat kecewa, karena sebagian besar waktu rapat digunakan untuk membahas hal yang berhubungan dengan biaya.
Pejabat-pejabat pemerintah meninjau banyak proyek-proyek yang sedang berlangsung untuk menilai kinerja dan dampak potensialnya pada anggaran mereka sebelum membahas pendanaan untuk proyek-proyek baru.
Juan tidak memahami banyak istilah dan grafik yang dipaparkan. Apa itu "earned value" yang terus mereka jadikan acuan?
Bagaimana mereka menghitung berapa biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek atau berapa lama proyek akan berlangsung?
Juan berpikir dia akan bisa belajar tentang teknologi baru yang akan dipakai dalam proyek "Surveyor Pro", tetapi dia menemukan bahwa estimasi biaya dan proyeksi manfaat yang malah menjadi pembahasan penting para pejabat pemerintah dalam rapat itu.
Sepertinya juga, akan ada upaya lanjutan dalam menilai sisi keuangan secara detail sebelum ada satupun pekerjaan teknis yang dimulai.
Juan berharap dulunya dia pernah mengambil beberapa mata pelajaran tentang akuntansi dan keuangan sehingga dia bisa mengerti akronim dan konsep yang sedang dibahas dalam rapat.
Biarpun Juan mempunyai gelar di bidang Teknik Elektro, dia tidak mempunyai pendidikan formal di bidang keuangan dan hanya mempunyai sedikit pengalaman di bidang itu.
Tetapi, Juan yakin jika dia bisa mengerti tentang sistem informasi dan jaringan, dia juga bisa belajar memahami tentang hal-hal keuangan dalam suatu proyek.
Dia segera menulis beberapa pertanyaan untuk didiskusikan dengan rekannya setelah rapat.
Sumber: “Information Technology Project Management” - Kathy Schwalbe
Diskusi Kasus
- Apa yang sedang terjadi dalam cerita kasus diatas?
- Apa keluhan Juan mengenai agenda rapat yang dihadiri?
- Mengapa topik pembiayaan menjadi fokus utama pembahasan rapat?
MANAJEMEN BIAYA
Proyek TI mempunyai catatan kinerja yang buruk dalam mencapai tujuan dalam hal anggaran atau budget.
Dalam bidang akuntansi, biaya didefinisikan sebagai sumberdaya yang dikorbankan atau yang hilang untuk mencapai tujuan tertentu.
Biaya biasanya diukur dalam satuan mata uang, misalnya sejumlah USD (dolar Amerika) yang harus dibayarkan untuk mendapatkan barang atau jasa.
Dikarenakan proyek membutuhkan biaya dan menghabiskan sumberdaya yang bisa saja dipakai untuk keperluan lain, menjadi sangat penting bagi manajer proyek untuk mengerti manajemen biaya proyek.
Banyak profesional TI bereaksi terhadap informasi tentang pembengkakan biaya dengan seringai kecil. Mereka tau bahwa banyak dari estimasi awal biaya proyek TI adalah rendah atau berdasarkan kebutuhan proyek yang tak jelas, jadi secara umum, mereka sangat bisa menerima jika akan muncul pembengkakan biaya proyek TI.
Tidak memahami pentingnya estimasi realistik biaya proyek dalam hal ini hanyalah merupakan salah satu potongan permasalahan.
Pada potongan lainnya, banyak profesional TI berpikir bahwa mempersiapkan estimasi biaya merupakan bagian dari pekerjaan akuntan.
Kebalikannya, mempersiapkan estimasi biaya yang baik merupakan suatu kebutuhan, suatu keahlian penting yang perlu dikuasai oleh profesional TI.
Alasan lain yang dipersepsikan bahwa pembengkakan biaya proyek TI merupakan hal yang bisa diterima adalah bahwa proyek TI melibatkan teknologi ataupun proses bisnis yang baru.
Semua teknologi atau proses bisnis yang baru artinya sesuatu hal yang belum diuji dan mengandung risiko bawaan, sehingga penambahan biaya dan kegagalan proyek dianggap bisa diterima.
Hal ini merupakan persepsi yang salah.
Dengan menerapkan manajemen biaya proyek yang baik, persepsi yang salah ini bisa diubah.
Biaya merupakan salah satu dari tiga batasan (triple constraint) atau tujuan dalam manajemen proyek. Manajemen proyek berupaya menyeimbangkan pencapaian tujuan diantara tujuan cakupan (scope), tujuan waktu (time), dan tujuan biaya (cost).
Manajemen biaya proyek melibatkan proses-proses yang diperlukan untuk menjamin bahwa tim proyek menyelesaikan proyek dalam anggaran atau budget yang disetujui.
Manajer proyek harus meyakinkan bahwa proyek mereka didefinisikan secara baik, mempunyai estimasi waktu dan biaya yang akurat, dan mempunyai anggaran realistik saat mereka terlibat dalam proses persetujuan proyeknya.
Menjadi tugas manajer proyek untuk memenuhi permintaan para pemangku kepentingan (stakeholders) sekaligus berjuang secara terus menerus menekan pembengkakan biaya dan mengontrol biaya.
Ada empat proses pada manajemen biaya proyek:
- Merencanakan manajemen biaya, melibatkan penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi yang akan digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan biaya proyek. Keluaran utama proses ini adalah rencana manajemen biaya.
- Mengestimasi biaya, melibatkan pengembangan perkiraan atau estimasi biaya dari sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Keluaran utama proses ini adalah estimasi biaya, acuan estimasi, dan pembaharuan dokumen proyek.
- Menetapkan anggaran/budget, melibatkan pengalokasian dari keseluruhan estimasi biaya pada setiap pekerjaan satuan untuk mendapatkan dasar yang akan dipakai dalam mengukur unjuk hasil pekerjaan. Keluaran utama proses ini acuan dari pembiayaan, kebutuhan pembiayaan proyek, dan pembaharuan dokumen proyek.
- Mengontrol biaya, melibatkan pengontrolan berbagai perubahan pada anggaran proyek. Keluaran utama proses ini adalah informasi unjuk kerja, prakiraan biaya, kebutuhan perubahan biaya, pembaharuan rencana manajemen proyek, pembaharuan dokumen proyek, dan pembaharuan aset proses organisasional.
EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)
Earned value management (EVM) merupakan teknik pengukuran unjuk hasil proyek yang menyatukan data cakupan, waktu, dan biaya.
Dengan memakai unjuk hasil biaya, manajer proyek dan tim proyek bisa menentukan seberapa baik pelaksanaan proyek dalam mencapai tujuan cakupan (scope), tujuan waktu (time), dan tujuan biaya (cost) dengan cara memasukkan informasi aktual atau terkini lalu membandingkannya dengan acuan.
Acuan (baseline) merupakan angka-angka anggaran pada rencana awal proyek ditambah berbagai perubahan yang disetujui.
Informasi aktual/terkini mencakup apakah item pekerjaan dalam Struktur Rincian Pekerjaan (work breakdown structure) diselesaikan atau belum, perkiraan seberapa banyak dari item pekerjaan yang telah selesai, kapan item pekerjaan tersebut sebenarnya dimulai atau diselesaikan, dan seberapa biaya aktual penyelesaian item pekerjaan tersebut.
Earned value management (EVM) melibatkan perhitungan tiga nilai untuk setiap item pekerjaan dari Struktur Rincian Pekerjaan (work breakdown structure), yaitu: Planned Value (PV), Actual Cost (AC), dan Earned Value (EV).
Planned Value (PV), atau disebut juga budget/anggaran, merupakan bagian estimasi biaya total rencana yang disetujui untuk dipakai pada suatu pekerjaan dalam selang waktu tertentu.
Misalnya suatu proyek mempunyai aktivitas/pekerjaan untuk penginstalan web server baru, dan berdasarkan rencana, aktivitas ini akan menggunakan waktu satu minggu dan biaya USD 10.000 untuk jam kerja, hardware, dan software. Maka nilai PV untuk aktivitas pada minggu itu adalah sebesar USD 10.000
Actual Cost (AC), merupakan total biaya langsung dan biaya tak langsung aktual yang dikeluarkan dalam penyelesaian pekerjaan dalam waktu tertentu.
Misalnya, pada proyek yang mempunyai aktivitas/pekerjaan untuk penginstalan web server baru, dalam kondisi aktual atau sebenarnya dibutuhkan waktu aktual dua minggu dan biaya total aktual USD 20.000 dimana dalam minggu pertama biaya aktual yang dikeluarkan USD 15.000 dan dalam minggu kedua biaya aktual yang dikeluarkan USD 5.000, maka nilai AC minggu pertama adalah USD 15.000 dan AC minggu kedua adalah USD 5.000
Earned Value (EV), merupakan estimasi nilai pekerjaan yang sebenarnya diselesaikan. EV didasarkan pada rencana biaya awal untuk aktivitas atau proyek dan pada tingkat performa (rate of performance) item pekerjaan pada waktu terkini.
Tingkat performa (rate of performance/RP) adalah rasio (perbandingan) dari pekerjaan aktual yang diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang direncanakan akan telah selesai dalam waktu tertentu.
Misalnya, pada proyek yang mempunyai aktivitas/pekerjaan untuk penginstalan web server baru, pada minggu pertama, instalasi web server hanya 50% selesai atau hanya selesai setengahnya.
Maka tingkat performa pada minggu pertama sebesar 50% dan EV pada minggu pertama sebesar 50% dikali USD 10.000 (nilai planned value/PV pekerjaan) atau artinya EV minggu pertama sebesar USD 5.000
Dan pada minggu kedua tingkat performa juga 50%, dikarenakan pekerjaan diselesaikan dalam dua minggu. Maka EV minggu kedua juga sebesar USD 5.000
Setelah kita mendapatkan ketiga nilai untuk item pekerjaan (Planned Value/PV, Actual Cost/AC, dan Earned Value/EV), kita bisa gunakan nilai-nilai ini dalam menganalisa performa biaya dan waktu pelaksanaan proyek dan memperkirakan ulang waktu dan biaya penyelesaian proyek.
Beberapa istilah EVM dalam menganalisa performa biaya dan waktu pelaksanaan proyek, yaitu: Cost Variance (CV), Schedule Variance (SV), Cost Performance Index (CPI), dan Schedule Performance Index (SPI).
Cost Variance (CV) merupakan pelencengan atau variasi biaya yang terjadi. CV dihitung dengan EV dikurangi AC. Jika nilai Cost Variance (CV) bernilai negatif, artinya pelaksanaan pekerjaan aktual memerlukan biaya lebih besar dari biaya rencana. Jika CV bernilai positif, artinya pelaksanaan pekerjaan aktual memerlukan biaya lebih rendah dari biaya rencana.
Schedule Variance (SV) merupakan pelencengan atau variasi waktu yang terjadi. SV dihitung dengan EV dikurangi PV. Jika SV negatif artinya pelaksanaan pekerjaan aktual memerlukan waktu lebih banyak dari waktu rencana. Jika SV positif artinya pelaksanaan pekerjaan aktual memerlukan waktu lebih sedikit dari waktu rencana.
Cost Performance Index (CPI) atau indeks performa/unjuk hasil biaya adalah rasio/perbandingan EV terhadap AC, dan bisa dipakai dalam estimasi baru biaya penyelesaian proyek. Jika CPI bernilai 1 atau 100% maka biaya aktual dan biaya rencana proyek adalah sama. Jika CPI kurang dari 1 atau kurang dari 100% artinya proyek mengalami pembengkakan biaya (over budget), dan jika CPI lebih dari 1 atau lebih dari 100% artinya proyek dilaksanakan dengan biaya lebih rendah dari biaya rencana (under budget).
Schedule Performance Index (SPI) atau indeks performa/unjuk hasil skedul/waktu adalah rasio/perbandingan EV terhadap PV, dan bisa dipakai dalam estimasi baru waktu penyelesaian proyek. Jika SPI bernilai 1 atau 100% maka proyek sesuai skedul (on schedule) dimana waktu aktual dan waktu rencana proyek adalah sama. Jika SPI kurang dari 1 atau kurang dari 100% artinya proyek mengalami keterlambatan skedul (behind schedule), dan jika CPI lebih dari 1 atau lebih dari 100% artinya proyek dilaksanakan dengan waktu lebih cepat dari waktu rencana (ahead schedule).
Perlu diingat kembali bahwa nilai negatif pada Cost Variance (CV) dan Schedule Variance (SV) mengindikasikan adanya permasalahan pada biaya dan waktu pelaksanaan proyek.
Dan jika nilai Cost Performance Index (CPI) dan Schedule Performance Index (SPI) bernilai kurang dari 1 atau kurang dari 100% juga mengindikasikan adanya permasalahan pada biaya dan waktu pelaksanaan proyek.
Menampilkan EVM dalam bentuk grafik akan membantu visualisasi dari performa atau unjuk hasil dari pelaksanaan proyek dari awal permulaan proyek sampai penyelesaian proyek.
Diskusi Materi
- Mengapa manajemen biaya proyek dianggap penting untuk dikuasai oleh manajer proyek?
- Apa saja proses dalam manajemen biaya proyek?
- Apa yang dimaksudkan dari PV, AC, dan EV dalam earned value management (EVM)?
- Saat nilai berapakah dari CV, SV, CPI, dan SPI yang menandakan adanya permasalahan dalam pelaksanaan proyek?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar